(1)确定合适的时间。
当需要打电话时，首先应确定此刻打电话给对方是否合适，也就是说，要考虑此刻对方是否方便听电话。应该选择对方方便的时间打电话，尽量避开在对方忙碌或是休息的时间打电话。一般来说，有以下几点应该注意:
避开对方的吃饭和休息时间。总的来说，早晨8点以前、晚上10点以后，给对方家里打电话是不合适的，除非有紧急的事。当然，当对方有可能非常忙碌的时候打电话去，也是不合适的。比如，在对方准备出门上班前几分钟打电话，可能会使对方退到。而且工作上的事情，也尽量不要打电话到别人的家里。
如果是打电话到工作单位，最好不要在星期一一大早打过去，因为，经过一个周末，对方要处理的公务也许会很多。当然，在对方快要下班的前几分钟打电话，也是不太适合的，因为快要下班了，大家也许有些事情要处理，处理完后直接回家。如果因为你的电话而耽误了对方的私人时间，也许对方会不快。一般情况下，也不要为私人的事情打电话到对方的单位，除非对方不介意。如果因为私人的事情打电话到对方的单位，最好问一声:你现在方便听电话吗?而且，即使得到对方的肯定回答，也尽量要简短，因为占用对方的工作时间，可能会影响对方工作单位正常的业务往来。
(2)开头很重要。
无论是正式的电话业务，还是一般交往中的不太正式的通话，自报家门都是必需的，这是对对方的尊重，即使是你熟悉的人，也应该主动报出自己的姓名，因为接电话方往往不容易通过声音准确无误地确定打电话人的身份。另外，自报家门还包含着另外一层礼仪内涵，那就是，直接将你的身份告诉对方，那么，对方就有是否与你通话的选择权，或者说，有拒绝受话的自由。而且在打电话之前，确定打内线或打外线是很重要的。具体的做法是:打外线不认识对方时，应该作详细的自我介绍，如:你好，我是××，X×公司销售部经理的秘书。若你认识对方，而且，你也有个好记性，对方一接听电话时就马上能确定听话人是谁，那么不妨直接说出这个人的名字或正确的称呼，这样，会使对方感到被重视的荣幸，可以这么说
:王经理，您好，我是xx，×x×公司销售部经理的秘书。
打内线可以有几种方式，如
:我是xx，王经理的秘书;我是销售部的xx;王先生，你好，我是××，…
(3)通话尽量简单扼要。
在做完自我介绍以后，应该简明扼要地说明通话的目的，尽快结東交谈。因为，随意占用对方的电话线路和工作时间是不为对方考虑的失礼行为。在业务通话中，一个电话最长3分钟是通行的原则，超过3分钟应改换其他的交流方式。如果估计这次谈话要涉及的问题较多、时间较长，那么，应在通话前询问对方此时是否方便长谈。如果对方不方便长谈，就应该有礼貌地请对方约定下次的通话时间。明明需要占用一刻钟的时间，却偏偏说:可以占用你几分钟时间吗?这就很不合适了，应该说:王先生，此次我想和您谈谈分配方案的事宜，时间大约需要一刻钟，您现在方便吗?
(4)你要找的人不在时的处理。
如果你要找的人恰巧不在，你可以有几种应对方式:
①在事情不是很紧急，而且自己还有其他的联系方式的情况下，可以直接用对不起，打扰了，再见的话结東通话。
②请教对方联系的时间或其他可能联系的方式。通常在比较紧急的情况下采用，具体的做法是:请问我什么时候再打来比较合适?或:我有紧急的事情，要找王经理，不知道有没有其他的联系方式?不管对方是否为你提供了其他的联系方式，都应该礼貌地说:再见。
③请求留言。若要找的人不在，或恰巧不能听电话，最好是用礼貌的方式请求对方转告。留言时，要说清楚自己的姓名、单位名称、电话号码、回电时间、转告的内容等。在对方记录下这些内容后，千万不要忘记问:对不起，请问您怎么称呼?对方告知后要用笔记录下来，以备查找。
(5)适时结東通话。
