在美国,与呼叫中心有关的法律主要包括四个法案,分为两大类别。
第一类,针对外呼,以及与隐私或销售相关的呼入、呼出活动的两大联邦法律,分别是:
1.《电话消费者保护法案》 (Telephone Consumer Protection Act of 1991 -TCPA):该法案要求明确的主叫显示,限制呼叫时长,确定请勿呼叫(Do Not Call)的名录,并对自动外拨设备设定了使用条件。
2.《电话营销规定》(Telemarketing Sales Rule -TSR):进一步强化了TCPA法案中的多项规定,例如,禁止发布与薪酬、产品、服务以及其他业务活动相关的虚假或误导性的声明等。
第二类,针对呼叫中心监听及录音要求的两大联邦法律,分别是:
1.于1968年获得通过的《综合犯罪控制与街道安全法》(Title III of the Omnibus Crime Control and Safe Streets Act -OCCSA),针对多种目的下实施电话通信监听与录音设定了限制条件(包括联邦窃听及可允许的政府监督)。
2.《电子通信隐私法案》(Electronic Communications Privacy Act -ECPA),1986年颁布,旨在解决电子通信过程中因计算机及其它新技术的使用而产生的法律隐私问题。该法案涵盖了使用电子邮箱、手机、私人通信运营商以及计算机传输过程中的隐私保护问题。
一 《电话消费者保护法案》(TCPA)
《电话消费者保护法案》由联邦通信委员会(FCC)实施,主要针对外呼营销活动。法案要求:
1)明确的主叫身份识别:在结束呼叫之前,外呼座席或呼叫方应提供其姓名、企业名称以及电话号码或地址。
2)呼叫时长限制:早上8点前或晚上9点后不可拨打住宅电话号码。(以被呼叫方的当地时间为准)
3) 请勿呼叫(Do not Call)政策:各企业(非赢利企业除外)应列出请勿呼叫的客户名单(10年内)。应根据要求出示书面政策,详细列出企业名单及数据库要求。座席代表应经过全面的培训,妥善保管请勿呼叫名单。《电话消费者保护法案》指出,书面政策包括如何获得请勿呼叫请求,如何将信息快速添加到数据库,以及如何确保数据库的准确度。
4)自动拨号商及自动拨号录音信息运营商(ADRMP)法规:企业不可联系某些类型的号码,其中包括紧急呼叫(911、医院、医师、卫生保健设施、消防部门、毒品控制中心、法律实施企业)以及被叫付费的电话号码。
5)传真法规:禁止向传真机传播非法广告,除非呼叫者与被接收人已建立业务关系。同意接受传真的假定前提是已建立业务关系,除非收到请勿呼叫要求。所有传真信息应明确指出发送企业的名称、电话号码以及传送日期/时间。传真所代表的企业有责任确保合规性。
法律实施与惩罚措施
企业如果违反该法案的相关规定,消费者可以向所在地的州法庭提出上诉,阻止非许可的呼叫并获得相应的经济损失赔偿。一旦裁决违反了法案,企业每次应支付500美元罚金,或赔偿可能更高的实际经济损失。
二 《电话营销规定》(TSR)
1995年,联邦贸易委员会(FTC)颁布了《电话消费者欺诈保护法案》 (Telephone Consumer Fraud Protection Act -TCFPA)。该法案界定了销售及电话营销中常见的非法措施,并授权联邦贸易委员会实施 《电话消费者欺诈保护法案》中的多项导则。若有违反情况,联邦贸易委员会将对企业处以高达10,000美元的罚款。
根据该法案,联邦贸易委员会制定了《电话营销规定》,明确要求:
1)明确的主叫身份识别:处理外呼的座席应披露企业作为呼叫发起者的身份、呼叫目的(例如信用卡销售等)以及所提供货物或服务的性质。
2)呼叫时长限制:与《电话消费者保护法案(TCPA)》中所规定的时长限制相同。
3)特定的必要信息:所有座席(处理呼入或呼出)应提供以下信息,便于消费者在支付销售主体,即产品或服务之前,做出理智的购买决策:
费用及数量;
材料限制,购买、接收或使用所提供的货物或服务存在的限制因素或条件;
是否存在不可退换或不可退款政策;
有关奖品促销或其他特殊供应服务的信息。
授权支付:消费者应提出可供核实的付款授权信息(书面或语音认可,第三方认证),便于企业获得消费者的账户资金(例如电话核查或要求草案)。
4)事实清楚的声明:根据规定,禁止企业进行虚假或误导性的声明。企业应明确并如实地指出所供应的产品,包括获得该产品或服务的费用以及消费者收到的内容。禁止错误阐述产品材料、服务、奖品促销或投资机遇。禁止通过恐吓、胁迫、亵渎或淫秽语言对消费者施加压力,令其接受产品或服务。
同时,《电话营销规定》也存在着多种例外的情况。其中,不受该规定限制的呼叫类型包括:
1)900号码互动;(在美国,900电话号码是一种通过电话向客户提供旅馆、旅游、交通、占星术等多种信息的服务。开通一条电话线,客户电话打进来按次数收费。)
2)消费者非法呼叫;
3)企业对企业的呼叫,不包括涉及销售日用办公或清洁用品的呼叫;
4)面对面销售之后的跟进电话;
5)对目录产品广告做出响应的呼叫,除非这些呼叫还包括对未包含在产品目录中的产品或服务的供应。
值得注意的是,无论是《电话消费者欺诈保护法案》,还是《电话营销规定》,都仅限于电话互动,不包括以电子邮件、网络聊天或其它在线联系媒介等形式收到的销售联系信息。
2012年2月15日,美国联邦通信委员会(FCC)通过新规,对自动拨号、录播电话以及自动发送的短信等营销手段进行更为严格的管制。规定要求,采用此类营销手段的前提是必须获得目标对象的书面许可。
美国将自动拨号和事先录制好的语音来电称为robocall,意为自动来电,多用于营销和竞选等用途。
FCC此举比2008年美国贸易委员会的措施更为严厉。FCC主席Julius Genachowski在一份声明中称:太多电话营销员通过自动拨号设备和预先录制好的短信开展推销,用户很反感。FCC此次出台的新规就是为了弥补此前的管制空子。此前,企业可以在未经允许的情况下给已有商务关系的客户拨打电话。比如,银行可以向旗下的账户客户拨打电话推销理财产品。新规实行后,如未获得推销对象的书面许可,银行将不能再使用类似推销手段。FCC进一步规定,即使企业获得了用户的书面许可,但仍要在自动拨号系统中纳入简易的用户退出机制。用户如果改变主意,可以通过简单的几个按键操作取消许可,企业随后应立即挂断该次通话并将该用户加入请勿来电免骚扰名单列表中。
不过新规并不适用于一些特殊情况,比如学校闭校以及航班取消等信息的固话通知,均无需获得对方的书面许可。至于短信和拨打至手机的电话,则会受到更严格的管制。FCC官员称,任何形式和内容的短信以及拨打至移动电话的通话都需要对方的书面认可。
法律实施与惩罚措施
《电话营销规定》致力于加强《电话消费者保护法案》关于电话营销活动的限制措施,每位消费者都可以对违反法案的企业进行民事诉讼。若违反《电话消费者保护法案》的规定,可能导致高达10,000美元的民事罚金、禁止涉案企业在全美范围内开展特定活动的禁令,或向受损消费者做出赔偿。
三 州级法规
为了对消费者的投诉及当地企业实施具体的管理,美国的一些州在联邦政府的《电话消费者保护法案》之外,还针对电话营销活动进一步实施州级限制法规。例如一些州规定,外呼销售的座席代表只有在询问被叫者是否同意(并获得肯定回答)后才能继续进行电话销售。如果被叫者不希望接受该服务,座席代表应立即结束呼叫。
所有适用于电话营销的州级法律都与联邦法律相符,但有些州的法律与联邦法律会有叠加的情况,若有违反,则可能额外增加2,000到2,500美元的罚金。
四 呼叫监听及录音的相关法规
美国的呼叫监听措施要求一方或两方根据适用于该州的法律就监听事项达成共识。如果获得呼叫中某一方的许可,在以《电子通信隐私法案》为依据的前提下可以进行监听,座席代表也将同意这一要求。
一些州规定,在双方均表示认可的条件下,呼叫者将听到监听及录音语音提示,座席代表应在许可表上签字。一些州的法令会使用监听或录音等字眼,而另外一些州则使用截取交流信息的字眼。
在各州之间,甚至同一个州内,也会存在不同的规定。在对电话呼叫进行录音时,《电子通信隐私法案》允许经一方同意后进行录音,还允许州政府颁布更为严格的法规。此外,联邦通信委员会法规还要求企业遵守以下各项:
1)录音时将出现双方都可听到的滴声;
2)在谈话录音前应事先征得各方的许可;
3) 通知对方你正在录音(即之前所描述的单方通知)。
无论需要获得单方或双方的许可,企业都应该为监听内容建立档案,并且只有那些拥有合法业务需求的人才能监听呼叫。此外,该法案还建议企业向座席代表提供无监听的呼叫线路,以便在休息时用于私人呼叫用途。
美国的直复营销协会(DMA)专门设有州级政府关系部门,其目的在于交流各州之间的法规信息。同样,美国电子服务协会(ATA)也提供法规警示服务(LAWS),为会员提供各州内法规最新信息。
五 《综合犯罪控制与街道安全法案》(OCCSA)
早在1968年,美国国会就通过了《综合犯罪控制与街道安全法》,该法对窃听的条件、程序、方式及被告人的权利保护等问题作出了详细规定,以实现有效执行法律和保护公民个人权利之间的平衡。 该法案的公布取代了1934年《联邦通讯法》第605条对窃听的规定,是美国迄今为止规范秘密监听的有效法律文件。
该法案针对多种目的下实施电话通信监听与录音设定了限制条件。原则上,《综合型犯罪控制与安全街道法案》禁止企业针对电话进行录音,但有两种情况例外:
1) 许可:联邦法规指出,如果一方在交流之前同意录音,则可以进行监听及录音。大多数呼叫中心在录用座席代表时,会尽快要求座席签署一份同意录音的表格。一些州的法规要求必须在双方都同意的条件下才能监听及录音。一些呼叫中心还要求在呼叫接通座席之前播放录音信息(例如,为了保证优秀的服务质量,您的来电可能会被监听)。
2) 商业用途:为保护雇主监督工作质量的权利,只要该电话用于业务处理且该设备用于普通业务过程,法案允许雇主对电话谈话内容进行监听与录音。该规定允许雇主在未获得许可的情况下截取与业务相关的呼叫信息。
六 《电子通信隐私法案》(ECPA)
该法案于1986年颁布,旨在解决电子通信过程中因计算机与新技术的使用而产生的法律隐私问题。《电子通信隐私法案》涉及使用电子邮件、手机、私人通信运营商以及计算机传输过程中的隐私保护问题。
该法案延伸了原先与电话监听有关的相关管制(包含透过电脑的电子数据传递),主要是防止政府未被允许而去截取或监听私人的电子通讯。
根据该法案,若雇员拥有合理的隐私预期值,雇主不可监控雇员电话呼叫或电子邮件。但是,如果已提前通知雇员,或雇主有理由认为企业的利益受到威胁,该法案允许雇主实施监控。《电子通信隐私法案》还指出了不会受到保护的具体传送场合及类型,尤其是雇主通过雇主的系统监控雇员电子邮件。
《电子通信隐私法案》中未提及电子互动(例如电子邮件、文本聊天等)的监控许可(任一方)行为。由于电子通信储存在企业的服务器上,未明确要求特殊的录音设备,不要求企业通知消费者其互动通话将被录音。之前的法律已规定,电子邮件及其他形式的电子通信产权归企业所有,因此可以根据企业的目的被监控及存储。
七 其它影响呼叫中心的主要监管要求
在确保符合联邦及各州制定的相关法律的同时,呼叫中心还应遵守政府针对不同的垂直行业所制定的法规,目的在于防止侵犯隐私,确保企业与消费者之间能够透明地沟通,从而保护消费者权利。
这些垂直行业主要包括:
1)紧急服务:由于大多数紧急服务(例如公安、消防、毒品控制中心)的呼叫中心由向民众负责的政府企业实施运营或与政府企业签订合同,在服务水平协议、等待时长标准以及所提供服务类型等方面一般存在监管指导。
2)金融:一些管理金融行业的监管机构,如美国证券交易委员会、联邦金融企业检查委员会等,会针对金融业呼叫中心制定法规,以规范向客户销售产品。
3)保险:保险公司主要由州级机构监管,要求遵守各类保险(如车辆、人寿、财产或伤亡险)的相关法规。这些规定关注企业的登记及覆盖范围、广告真实性、销售以及隐私事项。对呼叫中心产生影响的保险法规方面的实例包括:
1996年《联邦健康保险可携性与责任法案(Health Insurance Portability and Accountability Act)》的隐私条款对健康保险公司施加了前所未有的压力,以保护民众要求对医疗记录采取保密措施的权利。该法律对健康保险类呼叫中心产生了一定的影响。该法案要求企业制定并实施隐私标准与程序,提供培训以确保所有雇员根据这一保险法规开展客户工作。
有的州要求仅由获得许可的座席代表销售特定类型的保险,例如人寿、财产及伤亡险等。对那些没有获得许可的座席代表,呼叫中心应采取一些必要的措施加以限制,例如,他们只能提供一般性的信息但不可采集登记信息等。
4) 高科技: 1986年颁布的《电子通信隐私法案》禁止电子通信服务供应商在未获得参与交流的当事人许可的情况下,披露以电子形式存储的通信内容。
5)电信:电信行业已成为法规的关注重点,联邦政府已针对电信行业的电话营销制定了严格的规定。很多时候,会在客户不知情或未获得客户许可的情况下更换长途运营商,这一现象促使国会在《电话营销规定》之外,为消费者者提供更多的额外保护措施,要求企业(一般为呼叫中心)向利益受到侵害的消费者提供必要的调整措施与信誉。
6)公用事业:针对这一不实施监管的市场,推出了新型多样的合规规定及客户信息共享要求。座席代表应严格遵守这些规定,包括他们向谁销售产品与服务,销售哪些产品与服务等。