呼叫中心构建规划指南（五）

下面进一步阐述了每一种呼叫如何由呼叫中心服务处理。

人工代表处理的信息呼叫

人工代表处理的交易服务呼叫

通过IVR处理呼叫

　　根据呼叫处理部分所作的说明，在完成初次联络过程之后，服务代表将确定呼叫者的需要。之后服务代表将协助呼叫者或者使其选择IVR系统，该系统通过自动为这些请求录音提供相关的信息和服务。服务代表将接受培训识别哪些交易服务和信息服务可以通过IVR进行，这样他们可以使呼叫者选择自我服务。图9图示了用这一办法处理呼叫的过程。

　　呼叫中心系统使用自动IVR技术每天预计处理大约3700次呼叫或者全部呼叫的20％。通过熟练使用技术和其他IVR可提供的相关服务，这些数字还会大量增加。为了增加选择呼叫者选择IVR的数量，IVR操作应更为简单快速。否则呼叫者可能对系统感到厌烦，在以后或者选择人工回复或完全避开这种服务。IVR提供服务范围越广，预计使用率越高，也因此需要的人工回复越少。这样IVR的使用减少了需要人工处理的呼叫数，从而提高了呼叫中心的整体效率。总之将IVR作为经常采用的办法尽可能包括在公司服务中是很重要的。表10举例说明了IVR如何处理呼叫中心的呼叫。

用电子邮件处理收到的请求

　　一些情况下，客户用电子邮件向公司发送服务请求。具备良好的写作和文字能力的专门人员负责查阅客户电子邮件并在收到24内回复。这些员工通过打电话或Email与客户联络，根据客户需要回答信息提问或者提供服务。在这一点上，这些服务请求将与其他进入呼叫中心的请求一样进行妥善处理。

部门需求

　　在上文提到的各种呼叫处理办法都需要与提供服务的公司部门紧密配合和协作。这些部门将负责及时准确地为呼叫中心服务提供信息，满足经过呼叫中心或网络初期处理的服务请求。

　　本节讨论了进行呼叫中心服务的部门需求。各部门需要具备五个必备条件：

• 部门培训

• 任命部门联络员工
• 内容管理

• 服务标准协议

联合步骤

　　呼叫中心服务是一种新的客户服务形式，对于各部门与客户之间的联系有重要影响。在大多数情况下，呼叫中心的出现在客户和部门间建立一种间接联系。这一变化要求部门任命和培训员工一对一处理呼叫中心发出的呼叫。各部门需要指定一名或多名可进行重要工作的员工——一名或多名后备人员——负责专门工作，这样呼叫中心服务可以直接将呼叫发送给部门适当人员。理论上，这些专家也可处理发送到各部门的电子邮件。这将保证语音通过两种客户服务渠道仍然连贯。

　　部门也要准备处理客户呼叫和用电话提供部门服务的所有员工名单，其中应详细列出姓名、职责以及每个员工的位置。该文件应为电子版并在有变化的时候更新。

　　运行呼叫中心将使一些职责发生变化，即各部门提供呼叫中心服务以外的职责，如提供服务请求现状报告，或者通知客户部门具体业务。在过渡期间，需要采取新步骤以便确定哪些呼叫需要发送到呼叫中心以及哪些呼叫继续留在该部门。这要求部门与呼叫中心联络人员合作，确认继续保留的工作和转送到呼叫中心的工作。

　　各部门也需要修改步骤处理和完成服务请求。现在，大多数公司个别部门接受和完成服务请求。许多部门在完成工作之后没有对结果进行跟踪回访。对于一些部门服务请求只是纸上谈兵。为了有效的提供呼叫中心服务并为服务请求提供信息，各部门必须采用新的步骤。这些步骤应包括从服务请求系统中重新获取呼叫请求信息，跟踪这些请求，工作完成后更新服务请求系统。对于没有信息系统和目前使用人工操作的部门，要达到这一工作要求就需要设计和实施新的程序和系统。

部门员工培训

　　员工培训是部门与呼叫中心系统结合过程的重要内容。部门员工应有能力识别发送到呼叫中心的呼叫种类，了解呼叫中心如何运行，呼叫如何从呼叫中心服务转送到该部门，以及如何运行或结合新系统更新数据库和服务请求系统。

　　部门评估通常表明目前对员工电话技能方面的培训太少。提高部门接听电话人员的电话技能很重要，应使其达到呼叫中心CSR的职业水准，因为客户会将部门接听电话人员视为第二位的协助，更重要的是这也代表了公司的业务专业性。

　　对所有这些部门的培训应当在运行呼叫中心系统时进行，在常规情况下和需要的时候都可进行培训。这可保证部门员工被告知因调整发生的变化。呼叫中心服务的首次运行应包括强制对部门高层经理、主管和呼叫接听员工进行呼叫中心培训。这种培训有助于业务部门了解影响其工作的呼叫中心系统，并进行适合新服务的必要调整。

任命部门联络员工

　　呼叫中心和各部门常规的和正式的联络是重要的成功因素。为保证联络，各部门要任命专门代表负责与呼叫中心服务的联络工作。他们最好具备管理能力，可以代表该部门决定两种客户服务渠道——网站和呼叫中心。

　　这些代表的工作是负责部门和呼叫中心第一联络。他们负责通知部门呼叫中心服务变化，并通知呼叫中心各部门的变化。

　　联络工作将形成一个常规计划表与呼叫中心保持联络，从而确保工作步骤的持续性。

内容管理

　　呼叫中心代表需要获取大量的信息处理进入各部门的呼叫。根据收到呼叫的不同种类，呼叫中心代表需详细了解部门活动年表，获取业务记录并作改善，或者利用部门指南选择合适的人员传送呼叫。

　　各部门对信息的需求有很大不同。但至少各部门都需要为呼叫中心服务提供目前准确的部门联络信息，包括处理特殊问题的指定员工及其电话号码，部门位置和办公时间。

　　部门不仅要为呼叫中心服务提供需要的信息，还要负责确保这些信息的新鲜感和准确度。如果没有准确最新的信息呼叫中心无法有效运行。

　　实际上内容管理是呼叫中心服务最重要的成功因素之一。显然关键是各部门通过联络代表及时地通知呼叫中心相关变化。公司将采取很多办法管理信息内容，包括召开部门联络常规会议，以及呼叫中心服务经理检查内容更新状况和监控内容质量问题。如果服务已经稳定，则这种会议会经常召开，而正式会议会减少为每月一次。因个别部门经历一些变化，这会影响公司呼叫中心提供信息和服务地准确度和可靠性，因而服务也会经常地发生变化。

　　细微地变化不需要召开会议，可以用传真，e-mail或电话进行部门联络。然而通知了变化后，内容管理最重要的方面是信息的准确度并且要迅速地传达给呼叫中心服务。

　　没有服务请求系统而使用老式数据库的部门要保证数据库的新鲜度，以便能反映实际状况。某些部门需要每日更新数据，而对于其他部门，每月更新一次可能就足够了。这样，公司呼叫中心可以保证服务代表提供给客户的信息的准确度。

服务标准协议

　　服务标准协议（SLA）是清晰地说明服务提供方与客户间协议的合同文件。附录A详细描述了SLA的组成内容并作了举例说明。

图11. 服务标准协议 呼叫中心提供的服务：处理呼叫的种类、处理办法以及提供服务的相关要求。 非呼叫中心提供的服务：非呼叫中心处理的呼叫种类。指出呼叫中心服务与部门负责最大限度减少潜在混乱时，呼叫中心工作外内容。 服务标准：详细说明衡量呼叫中心服务处理部门呼叫工作的标准，向各部门通知这些工作衡量要求，如细节程度和工作报告频率。 功能任务和服务职责：谁负责呼叫中心服务和各部门的输入工作，如内容管理、技术界面、预算准备。同时说明呼叫中心服务和业务部门的主要职责。 问题解决过程：是一种管理步骤和工作安排，确保可以快速有效地解决因无处理或服务不周产生的问题，并且不会损害外部客户、呼叫中心服务和业务部门三者关系。 SLA 采纳和修改过程：经双方统一并彼此接受，对SLA进行修改的明确指定过程。

本文由作者向CTI论坛提供

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