由于客户根本不需要在数据存储和备份外包服务方面投资就可以最大化的利用这些技术所带来的便捷，所以数据存储和外包服务已经被证明是一种非常优秀的运作模式。随着资本市场的日益紧缩，越来越多的企业缩小到了中小企业的规模。外包能够让中小企业摆脱必须长期投资的束缚，转变为一种按需付费的操作模式。
使用外包存储服务的中小企业，特别是对数据备份工作进行外包的企业，减少了技术实施方面的成本，包括所需的IT工程师数量、对设备的监控和管理方面、补丁维护、bug修复以及维护软件许可证等。随着中小企业持续的推进资金流动以及平衡资产负债表，存储外包服务自然是一个可供考虑的运作模式。
1. 不要以价格定服务
不要只看价格，是否能够满足公司近期或者长期的商业需求，才是最首要的考虑因素。目前市场上差不多有数百家服务提供商。在制定你公司的建议申请书(request for proposal，RFP)之前，首先要决定哪些功能是必须的而不是有了最好”的。
这些需要考虑的因素不会被参与RFP制定的人员所了解，但是它将作为你在与将来的存储外包服务商进行磋商时的一个向导。比如，是否需要在白天进行间歇性的备份，就像某些财务系统所做的？ 或者，在深夜进行备份对现有的系统来说已经足够了？多久对备份数据的精确性和完整性做一次检查？
一些必须有”的功能是必须要实现的，无需谈判;对于那些有了最好”的功能，你就需要和对方进行谈判。如果服务商不能够在价格上给以退让，那么你就需要在所提供服务包含的具体事项上加以紧逼了。你需要紧盯着服务特色以及功能方面的选项，最终只需要购买对你的业务系统最有价值的项目。比如，如果你要执行大数据文件的操作，那么一定要确保底层的存储系统以及策略能够支持对应的容量。
2. 支持何种类型的备份？
在你谈判时，一定要指出目前有不同方面的考虑。如果公司想在主存储或者近线存储方面购买服务而不仅是针对备份的时候，带宽方面就是最大的一个考虑因素了。
在按需付费模式下，备份类型往往最终决定着整个外包服务所需费用的底限。有些提供商每天晚上提供一次全备份，而另一些提供商则提供文件级别的备份。
全备份是说在每天晚上生成一份针对所有数据的完全的备份。全备份会更快的耗费大量存储空间。
文件级别的备份只备份相对于上一次备份有所变化了的文件，或者新文件。这种方法相对于全备份来讲显得更加经济。
3. 重复数据删除在哪个层面被执行？
在不同层面上执行重复数据删除动作会得到不同的效果。如果去重操作在服务提供商处被执行，那么未被去重的数据就会通过网络被传输到提供商处，这样你就会耗费不必要的网络带宽了。那也就意味着，虽然最终数据确实被去重或者压缩处理了，但是你依然需要为去重之前的数据量支付对应的网络带宽使用费。
如果去重操作在你自己的系统内被执行，那么你需要考虑它使用的是基于代理的去重模式还是基于独立设备的去重操作。如果是基于代理的去重操作，那么运行在你的服务器上的代理程序就会耗费你自身服务器上的资源，比如CPU周期、内存、存储空间等;如果使用独立的设备进行去重操作，那么所有的动作都只会耗费这台独立设备上的资源。而且，你还需要向对方确认，这台设备到底归谁所有，谁来负责其日常的维护。这方面可能会导致无法被预见的额外花费。刚才说的这两种方法会降低网络带宽方面的花费。
4. 对应的存储外包服务提供商是否在其自身站点中同时对多家客户提供服务？
你肯定想要保证你自己的数据不会与提供商站点处中所存储的针对其他客户的数据相混淆。一个外包提供商在单台存储服务器上实现对多个中小企业的数据外包服务的情况比比皆是，但是它们基本上都是将不同的企业分布在不同的刀片上，或者使用虚拟化技术来逻辑的分隔。你要确保你的数据不会再同一台设备的不同分隔域中泄露。
你可以向提供商咨询一些具体的关于如何防治数据泄露的的问题：在一台虚拟服务器上支持多少家公司？每个刀片你们只用来服务一家公司还是服务多家公司？你们针对这些刀片的备份是怎么部署的，同时备份呢，还是交叉的错峰时间的备份？
上述的这些考虑因素是你在针对供应商谈判时可以考虑的。其目的是为了确保供应商针对你公司的备份与针对其他公司的备份是分开处理的。
5. 怎样支持数据恢复？
在外包存储服务模式下，有两个主要的数据恢复方法：简单数据备份恢复以及裸机恢复。简单数据备份是最基础的备份恢复选项。简单数据备份只备份应用程序数据。这种方法并不对应用程序本身运行所需的文件或者数据做备份，也不会备份整个操作系统。
裸机备份恢复可以实现将一台电脑直接恢复到备份之前的状态，包括操作系统、应用程序及其数据。裸机恢复要求一台新的设备以供恢复。选择何种备份和恢复方法，取决于你的业务系统对停机时间的需求以及你的成本方面的考虑。
随着中小企业为了降低运营成本而逐渐的考虑数据存储和备份的外包服务，在制定建议申请书之前，对系统进行细致的调查会帮助你最终选择一家最合适你的业务系统的外包服务商。根据上文的描述，只有在完全了解了你的业务需求以及需求对象的前提下，你才能够在众多的组件选项中从容选择。你对整个业务系统和存储系统的了解将确保你只买到所需要的而不会浪费投资，以及确保企业将来能够从外包服务中获取不断提升的ROI。
