企业在文件处理方面的成本约占企业收入的3%左右，与企业IT开销所占的成本比例基本旗鼓相当。
在2008年以来的国际金融危机中，文件外包服务这个以前在外包服务中并不起眼的市场现在却分外抢眼：在办公设备采购额下滑的趋势下，文件外包服务却一路走强。Gartner研究显示，全球文件外包服务今年仍然会呈两位数增长。
企业的日常文件如报销单据、财务报表或是一些宣传单等的处理，在企业管理中都不属于核心业务，很少受到关注。大多数企业都把这些文件与企业水电费单据等一起处理，更是掩盖了其中巨大的成本空间。有数据显示，企业在文件处理方面的成本约占企业收入的3%左右，与企业IT开销所占的成本比例基本旗鼓相当。
随着技术的不断发展，办公领域和人们的工作习惯也发生了巨大改变。人们用电子邮件替代了普通信件，用iPad、Kindle或汉王电子书代替了纸质书的阅读，甚至现在的数码复合机可以直接将纸质文件转化成电子数据传到指定的电子邮箱。文件管理业务在这种市场转型时期开始发挥它的增长潜力，并上升到业务流程外包的管理层面。
前不久，宝洁公司与富士施乐(中国)有限公司签订的一份外包合同令人瞩目。这份为期5年的文印外包服务协议给业界展示了一种外包服务的新模式——宝洁将自己购买、使用、管理打印机、复印机的模式，转为采用富士施乐的文件管理服务整体解决方案，通过富士施乐的IT管理平台实时监测、管理宝洁的所有办公设备。比如在富士施乐位于上海监控中心的工作人员可以清楚地了解宝洁广州办公楼里各个楼层每台打印机或复印机的使用情况。当企业打印过程中出现卡纸或是无墨问题，系统中的预警功能会自动通知当地的服务人员去处理。富士施乐(中国)有限公司副总裁郑奇麟说：我们跟客户承诺任何问题在4小时内解决，所以客户根本感觉不到机器出现过问题，他甚至会认为采用外包服务后将原来的旧机器都换成新的了。”采用这种外包服务后，预计宝洁的办公成本可降低20%～25%，年耗电量将节省30%，年用纸量将节省约20%～30%。
郑奇麟强调，文件管理外包服务不单纯是由以前的产品销售转向租赁、根据使用量来收费的模式变化，更重要的是深入企业的业务环节，使文件外包服务成为企业业务流程的一部分，这才是外包服务最大的价值体现。
繁琐的文件处理工作涉及到企业管理的方方面面，处理得当或是加以创新，将使这个很少受人关注的管理领域产生巨大的价值。如今已成功转型为文件管理外包服务提供商的富士施乐就是其中的探索者和受益者。
深入客户流程是文件管理外包服务的关键点。针对保险行业大量打印保单的需求，富士施乐开发了打印模板，客户买保单登记后，各种相关信息会通过系统自动排版打印，随后进入分发配送流程。针对某些汽车企业为顾客定制个性化使用手册的需求，富士施乐收到他们的用户数据后，就可制作印有感谢某某先生购买了某型号汽车”的个性化手册，然后和保修卡、光盘等零散材料一起打包提供给客户。避免了以前手册还没用完，产品就已更新换代的浪费情况。通过提供一站式的文件管理外包服务，外包服务商可直接参与到企业的业务流程当中。
金融危机使企业更加迫切需要节省成本、提升效率，这为文件管理外包服务提供了迅速增长的市场空间，企业可以把这些琐碎的文件处理的事情都外包出来，而自己专注于核心业务的增长。”郑奇麟说。在这一细分领域的不断深入探索，使外包服务在富士施乐的业务比例一直在增长。尤其是去年在美国收购了一家做外包服务的ATI公司后，外包服务所占业务比例已由原来的33%上升到超过50%，他们在服务方案中不仅提供自己的设备，还帮助客户代管原有的其他品牌的设备，提供整合的解决方案。
与国际市场上文件外包业务的火爆相比，中国市场还处在新兴发展阶段。有调查结果显示，90%的CIO或CFO并不清楚公司在文件方面的具体花费，打印、复印等文件处理以及相关办公设备的消耗已成为企业成本中的隐形杀手。
但现在也有越来越多的中国企业开始接受业务流程外包的管理理念。一项针对CIO人群的调查结果表明，在近100份问卷中有85%的企业对于文件外包服务表示感兴趣，39%的企业表示现在就愿意接受这种服务。中国人寿、平安保险、中国移动等都已经采用了这种先进的文件管理外包模式。很多客户表示不想再采购打印机、数码复合机等办公设备了，而改为租赁的方式，如果能有带来附加价值的文件管理服务最好。”郑奇麟说。按照富士施乐5年来在中国发展此类业务的经验，在使用文件管理外包服务上，1000名员工的企业规模通常是一个临界点，规模越大的企业在文件处理上的成本降低空间越大。
