立思辰:文印外包服务于航空业 高效打开国航之门用心求发展

　高效打开国航之门
　　通过文印外包为航空企业提供文印服务，这在很多人看来是不可思议的，何况是国航那样庞大的体系和办公流程。不过立思辰不仅与国航合作得很好，而且从2000年起就开始为其提供服务。据立思辰科技副总经理马黎阳介绍说：国航是一个进入航空企业领域的一个契机，今后肯定还会与更多的航空企业合作。”

　　立思辰与国航的合作，可以追溯到2000年。在当时，中国国航的下属子公司就与立思辰公司签订了文件外包5年服务合同，2005年续签合同，涵盖了其全部文件服务。

　　在2000年，很多人连文印外包是什么都不清楚的时候，产生合作，这对于国航和立思辰来说都是一种新的尝试。

　　简单说来，文件外包服务是企业将所有文件设备（打印，复印，传真机等）的运营及部分文件管理工作外包给专业的服务商，由其对设备进行必要调整及优化配置，利用文件管理软件部署，同时全面接管设备的运营，耗材的更换和维护等等；用户只需要按需打印”并按张付费”即可，无需为耗材和设备进行维护的模式。

　　但是拿过去对于办公的理解，比如打印机，如果一个企业在每台办公桌前都配置一台小型打印机，每一年墨盒、硒鼓等材料的消耗无论从数量上和管控上都很难量化和做到环保和节省。同时，这些设备的利用率是否过低，是否冗余等等都在流程中得不到监控，甚至正在产生浪费。

　　如果通过专业服务商利用适当的软件组建网络，将所有计算机都连接到高生产率的共享网络打印机上，采取刷卡等方式进行打印计费管理。首先会让耗材消耗成倍减少；其次降低能耗；再次让打印机管理可能性加大，让管理者了解每一个员工打印花了多少费用；最后还可以提高打印机的利用效率，更不用说对于员工健康的维护了。因而，这种改变是一种很有绩效的改变。

　　国航就是一个典型的文件外包服务案例，包括了全部文件输出和文件后期制作，实现了设备的网络监控和软件管理，成本结构清晰可靠。从效果来看，将网络连接率从5%提高到了93%，设备冗余下降了63%，人均设备占有率下降了56%，文件输出量提高的同时成本下降了15%。

　　而在接受文件外包服务后。国航方面也很认可这一服务，一方面是由于其子公司的成功案例，另一方面国航已经接受了立思辰的视频会议解决方案，对立思辰公司有了足够的信任。应用这种通用设备租赁外包方式，国航预计能够降低15%-20%的成本。此外，部门成本核算问题一直困扰大多数企业。而文件外包服务是解决这个问题的一个好的方式，因为这种方式可以很清楚地列出各部门文件设备的使用情况。国航会逐渐朝着低成本高效率的绿色办公模式发展。

　　而且，这一模式的成功展开，对于航空企业的现代化办公模式起到根本上的影响。对于立思辰来说，未来也有很多的想象空间。

　　服务并不简单
　　根据立思辰公司2009年的公告，立思辰公司与中国国际航空股份有限公司全面合作，签订《文件管理外包服务协议》，由立思辰公司根据国航”北京办公楼办公文件输出的要求和实际情况，向其提供全面的文件管理外包服务，同时，立思辰还向国航国内七个分公司基地和以及其事业管理单位提供文件管理外包服务，国航只需按需打印，按张付费”。文件管理外包服务的实施，帮助国航将成本清晰量化，化固定资产管理为费用管理，有效帮助国航轻资产运行。

　　此外，立思辰公司还中标国航视频会议系统运营维护服务合同，由立思辰公司负责中国国际航空股份有限公司视频会议系统中所有设备及系统的全保服务工作，包含视频会议系统的人工服务、设备维修和零配件更换工作等服务。视频管理外包服务的实施，帮助国航降低其管理的复杂性，并确保视频会议系统得到更充分的利用。

　　显然和以前渠道商的角色相比，立思辰的核心价值发生了质的飞跃，从以前的销售设备转型为提供服务，而其核心竞争力在于通过服务资源管理系统和文件管理系统，管理和运营进驻在客户工作现场的打印复印设备，其专业的服务团队也派驻在客户公司或者附近，以便及时响应各种突发状况，这使得其客户的打印复印业务更加高效，并且节省了大量办公费用。

　　文件外包并不是出租机器这么简单，在马黎阳看来，文件外包服务的进入门槛并不低，目前国内企业中只有立思辰提供的是全面的文件外包解决方案，而其他国内企业多数还是停留在出租复印机、办公维修外包这些简单的业务。做好服务外包需要有很强的服务资源的管理能力。”

　　此外，因为中国国际航空公司是立思辰比较大的客户。根据国航的需要，他们长期派驻近10人规模的服务团队驻场服务。在专业化的服务中，设备的故障率、宕机率降低。在专业的外包服务中，我们可以提前更换零件，尽量做到零故障运行。”马黎阳说。

　　比如，国航这种大型企业一般对服务品质有很高的要求，出了故障需要在两个小时内恢复，这就需要外包服务企业具备很强的技术维修能力；此外，如何对服务资源的合理调配也很重要。这其中学问很大，需要将耗材、零件的全面供应、人员的调配、呼叫中心、客服预警系统，整体结合起来进行管理，使其最大化的发挥作用，提高效率，控制成本等。

　　用心求发展
　　据了解，在以前，国航总部的400多台打印复印机遍布在各部门，每年发生近500万张的印量，耗材采购和设备折旧总是糊涂账。和国航合作后，立思辰收购了国航的所有设备，相当于国航将打印复印的固定资产全部剥离出来。根据国航的打印复印需求，立思辰为其匹配了更为适合的设备，并部署了自主研发的DOMAS文件输出管理系统，目前，立思辰管理着国航的所有打印复印设备，并且成立了专业的服务支持团队，从设备维修、补充纸张到更换耗材等工作，都由立思辰承担，大大提高了打印复印效率，也节省了人力。

　　同时，对于国航而言，立思辰的文件输出管理系统还能帮助国航精确核算每个部门甚至每个员工的打印复印量和费用，当员工进行打印复印时，需要刷自己的工卡，从而实现按张收费，按需打印”。

文印外包优势：
1、国航是一个典型的文件外包服务案例，从效果来看，将网络连接率从5％提高到了93％，设备冗余下降了63％，人均设备占有率下降了56％，文件输出量提高的同时成本下降了15％。
2、采用文印外包，将所有计算机都连接到高生产率的共享网络打印机上，采取刷卡等方式进行打印计费管理。首先会让耗材消耗成倍减少；其次降低能耗；再次让打印机管理可能性加大，让管理者了解每一个员工打印花了多少费用。