立思辰公司的副总经理马黎阳最近心情不错，不少难以攻克的客户最近的签约意向越来越明显。这家公司一年光房子的租金就上亿。我们能够帮他们省个几百万的文件费用，在前几年他们根本就不在意，但现在有八成的把握谈成这笔生意。”马黎阳正在忙着推动手头一家大型金融国企的项目。金融风暴来袭，首当其冲的就是新股发行停止和证券市场萎缩，而几百万的文件费用，在这家投资银行眼中也不再是看不上的小钱。
例子不止这一个。经济危机到来的时候，当开源”日益困难，大大小小的公司只能将自己的视线转向节流”。以出租文件设备，外包企业文件打印服务为主业的立思辰迎来生意的红火时光。过去几年我们的文件外包业务年增长超过50％，今年还会继续增长。”立思辰董事长池燕明说，2008年他的公司销售额达到2.8亿人民币。在长长的客户名单上，你可以找到国家工商总局、北方电讯、中海油等政府、大型企业的名字。
所谓打印外包，是指企业通过租赁文件设备（打印机、复印机、扫描仪、传真机等）的方式来打印办公文件。马丁（Martin Leicht）是一所国际学校的IT中心主任，也是打印外包的受惠者之一，办公设备的管理曾经是个挺让他头疼的活儿。在这所外国人学校里，孩子从小学三年级就开始频繁使用电脑，而电脑的大量使用也让打印成了老师和学生们在学习中最常进行的工作。不停地更换墨粉、联络维修、随着学校的扩张不断购置办公设备都让他的IT部门颇为辛苦。2006年，马丁开始与立思辰合作，将所有的文件设备（打印机、复印机、扫描仪、传真机等）的所有权以转让的方式全部归入立思辰名下，进行必要的更换后再以租赁的模式由京西学校使用。立思辰将设备按照师生们的使用习惯重新部署，并接手运营、耗材更换、维保。马丁只付出每年12张支票，所有的一切都由立思辰完成。而利用在设备上加装的计数器，立思辰按照打印页数，按张收费。这样顾客不需要关心设备，而只需要关心使用和成本。其实顾客需要的是一个直径3英寸的钻孔，而并不是直径3英寸的钻头。”池燕明引用了一句管理大师西奥多的名言，在他看来客户需要的同样只是文件，而并不是打印机，更不是那些维护的麻烦。
在国外，文件外包能够节约每印成本10％-25％，而按照池燕明的经验是15％-20％.我们现在每年的印张数是430万，与3年前大致相同，但是考虑到学生增加了40％，依然省了不少钱。”在马丁看来即便是直观上节约的效果已经不错，而耗费在维护设备、采购耗材上的人工、时间等隐性成本的节约则更为明显。根据国际外包协会统计，世界500强企业中，有85％以上采用文件外包服务，而中国企业中采用文件外包服务的目前尚不足5％.而如果中国企业500强的文件外包服务比例达到这一水平，可以每年节约667亿元人民币。即便按照节约20％计算，整个文件外包市场规模也将数以千亿。
这种模式最直接的节约首先来自于设备。以前都是谁需要谁就打报告购买，按照现有资源进行合理配置。过高的文印设备占有率降低了公司对文印设备的投资收益、使用效率增建了耗材和维修的使用成本。”中国国际航空公司资产管理部专员曹岳说。他们在经过一年的考虑之后正准备签下与立思辰的合作，在他们初期试点的首都机场新办公楼中的1，000多名职员甚至拥有数百台各种打印机、复印机。而将来被立思辰接管后，将会更多地采用大型综合一体机取代为数众多的桌面机，后者数量将会缩减一半以上。
办公室的职员们往往因为方便，希望能够拥有自己的台式打印机，而实际上这是一种很不划算的做法。小打印机的硒鼓只能打印几千张，每张成本接近5毛钱。而我们所使用的数码一体化设备硒鼓可以使用数万张，单张成本只有2毛左右，平均的维保成本也低得多。”在池燕明看来，并不是每个顾客都能够了解各种品牌、型号办公设备的特性和适用范围，常常出现小马拉大车的局促或者杀鸡用牛刀的浪费。而在曹岳看来，另一个关于设备的浪费是折旧问题。由于缺乏专业维护，很多本来可以使用3-5年的机器一两年就不行了，这在公司资产的折旧上也是一笔很大的浪费。”他说。
减少不必要的文件输出是另一好处。在马丁的学校，过去由于打印、复印都不收取费用，学生总是随意打印。而在新的文件系统之下，由于打印的文件都暂时储存在服务器中，用户在打印机上刷卡后才能打出。由于机器的集约化布置，人们或多或少总需要走几步路才能拿到自己的文件，在怕麻烦的心理下，那些可打可不打的文件又会省掉不少。
对马丁来说，更重要的是通过立思辰的刷卡系统他可以清楚地知道每个学生打印了多少文件，甚至每个学生彩打、黑白多少都可以一目了然。此前没有人知道学生打印的是学习相关还是私人相关的东西，但是现在马丁可以通过后台软件随时了解学生的异常打印状况，并及时与老师沟通。虽然我们不会经常监控学生在干什么，但是他们知道有管理系统的存在，潜意识里会节约不少。”马丁说。每个学期，京西学校学生的卡中会被充入250元打印费用，足以满足他们在学习中的打印需求。一旦超出这个限额，费用只能由自己支付。以这样的操作方式，京西学校不仅可以量化每年的文件费用，而且还可以避免预算外的额外浪费。
清晰可控的文件成本，对于企业的预算决算同样重要。即便是这个项目上了以后依然保持成本持平都是值得的。”曹岳如是说，原因除了人力节约之外还在于这能让他弄清楚一直算不清的一笔账——文件处理到底花了多少钱？的确，超过200人的公司没有多少能够清晰的计算出自己在维修上花费了多少人工，用了多少墨粉、硒鼓。而将来曹岳则可以清楚地了解每个部门、每个项目甚至每个人的文件成本。了解成本是控制成本的基础，最大的浪费是那些不知道的浪费，而文件处理正是其中之一。”池燕明如是说。
今年42岁的池燕明毕业于清华大学。立思辰原本是经营打印设备的经销商。2004年，当立思辰从一家大型中外合资制造型企业手中拿到一份不是单纯购买复印机，而是希望将文件输出相关事务全部外包的服务合同时，开始意识到自己应该成为卖钻孔而不是卖钻头的人。从此后立思辰就一发不可收拾。从机器代理到服务外包，立思辰在市场中发现了自己跟厂商相比的优势所在——服务创造价值。
不过，在打印外包服务市场竞争也非常激烈。在中国，最早从事打印外包服务海外巨头富士施乐占据了中国市场50％的服务份额，而立思辰以4.55％的市场份额位居第二，并成了唯一能与富士施乐、理光、惠普竞争的国内厂商。除更了解中国之外，保密是立思辰对抗外企的另一武器。曾经曝光的打印机泄密事件让政府机关、国企对于来自外企的外包服务总是心存疑虑。对国外的企业并不是不信任，但毕竟不像国内的公司这么放心，”曹岳说，保密在国航这样的国企中占有很重要的地位，公司的年报、合同不说，光是专机任务的那一张纸就泄漏不得。”而立思辰是行业内唯一具有国家保密资质公司的身份也让他放心不少。
2008年的好收成，让立思辰决定在今年开始自己的加速扩张。2009年以后我们的重大战略是通过战略结盟、兼并合作在全国寻找合作伙伴拓展。”池燕明对未来充满信心。
