如果中国企业500强中采用文件管理外包服务的比例能够达到世界500强85%的平均水平，每年就可节约667亿元人民币。这既是对国家倡导的节能减排理念的践行，也是在当前经济环境下抵御风寒”的小妙招。
IT行业的冬天已经到来。为应对寒冬，多数企业采取了收缩市场战线、缩短产品线、减少广告促销投入、简化渠道等紧缩措施，准备进入寒冬休眠期，但是也有不少的企业在逆境中创新营销手段，利用自身的信息化技术优势，提高自身和客户的御寒能力，以立思辰、富士施乐、东芝、理光为代表的文件管理外包服务商就是其中的代表。
小改变 大节约
成立于1985年，年销售额高达12亿元的北京飞机维修工程有限公司原有复印机75台，打印机471台，年输出量1200万印—1500万印。2000年开始采用立思辰文件管理外包服务以后，网络联接率从最初的5%提升至93%，设备冗余下降了63%，而输出成本却下降了15%以上。
所谓文件管理外包服务，就是指企业将所有打印机、复印机、传真机、一体机等文件设备的运营管理全部外包给专业的文件外包服务商，由外包商对设备进行必要的调整并予以整体优化调整，部署文件管理软件，并全面接管设备的运营、耗材更换、维保等。客户只需管理外包商，并以按需打印、按张付费的形式向外包商支付费用，而无需为耗材、维修等单独付费。文件管理外包服务充分体现了社会化分工和精细化管理的趋势，即用户专注于自身的核心业务环节，而将非核心环节交给更专业的外包商。
对此，北京立思辰科技股份有限公司董事长池燕明举例说明：立思辰服务的一家大型上市公司在北京的总部原有数十台复印机、600多台打印机和传真机，设备的状态差且运行成本高。文件管理外包项目实施后，该公司的文件输出设备数量下降了56%，在同等印量情况下，仅耗材等显性费用，就降低了15%以上。通过软件管理，哪个部门输出量是多少、彩色多少、黑白多少、费用多少，随时一目了然。员工开始自觉地控制印量，双面打印、多合一打印等环保节约措施得以实施。文件的分发、存储、检索、安全等管理和流程同时得到改善。整个企业的文件管理格局完全改变了。
其实文件外包服务在国外有着相当长的历史，最初起源于1956年在美国建立的施乐商业复印服务中心。1971年，施乐复印中心提出设备管理的概念并签订了第一个设备管理合同，此后，专业的文件服务理念逐渐被国外的大企业所接受。在2007年中国文件管理外包服务市场品牌结构统计中，富士施乐以53.87%的份额领先，本土企业立思辰以4.55%的份额排名第二，领先惠普、理光、东芝等对手，而前7名中仅有1家中国公司。
据国际外包协会统计，世界500强企业中的85%以上采用文件管理外包服务，它能够帮助企业降低文件处理成本10%—25%。尽管国内企业应用率不足5%，但最近一两年，中国的客户开始接受新的理念，这个市场已经接近爆发增长的前夜。”中国惠普有限公司打印及成像系统集团市场开发经理杨子江对此充满了信心。
弱市场 新机遇
当整体经济衰退时，外包业务却将获得增长。这一业内共识再次得到证实：PBMS公司在过去的两年间业务增长高达29%，立思辰过去3年连续以50%的速度增长。尽管人们并不认为所有的业务增长均来自经济衰退的因素，谁也不能否认，文档应用量大的行业在这个时候会更加关注节省文档费用的事实。
经济下滑周期通常带来节能环保等产业的增长，对文件外包来说也是这样。此次金融危机引发全球经济下滑，大量企业的销售受到冲击，盈利能力下降，从而有更大的动机来降低成本并提高效率。而文件外包是帮助客户降低成本的有效手段，在经济下滑周期更容易得到客户关注。目前的经济环境下，正是推行文件外包服务的良好时机，可以帮助企业降低成本，度过冬天。”东芝泰格信息系统(深圳)有限公司中国事业总部董事总经理须毛原勲对此毫不避讳。
让须毛原勲和他的同行们如此自信的原因在于，文件管理外包给企业管理带来的实实在在的好处，在这个冬天显得格外耀眼：
首先，可以帮助企业节约管理成本，提升盈利能力。有研究表明，不同行业的企业花费在文件管理的成本一般占其运营成本的5%－11%，这个比例相当惊人。文件管理外包服务可以帮助客户有效管理文件管理费这部分没有审计的费用”，并为后续的控制与管理打下良好的基础，达到节约管理成本和提升盈利能力的目的。
其次，可以优化业务流程，增强企业竞争力。外包前，大量老旧设备严重影响生产力；外包后，绝大部分设备更换为全新高性能一体化复合机，性能、生产力、客户体验得到了大幅度的提升，从而加快信息沟通与流转的效率。在企业竞争日趋激烈的今天，文件的沟通与流转效率直接影响企业决策和做出反应的速度。从这个意义上来看，办公信息系统服务对于企业优化业务流程、增强竞争力具有重要意义。
再其次，可以降低资源消耗，创造绿色办公环境。文件管理外包服务通过文件设备监控、成本管理软件与文件安全管理软件的配合，推进了无纸化办公和优化办公流程，通常可降低印量30%。在节省费用的同时，有效地保护森林资源，并大幅度减少固体废弃物排放。同时，文件外包服务使得文件设备得到合理布局，从而尽可能避免文件设备可能排放的颗粒、臭氧等有害物质对员工健康的损害。
