在经济低迷期，企业对外包服务是会收缩还是会更加积极？结论很不确定。但据有关调查显示，当经济不景气时，企业会更加仔细地核算成本，一些大额的、长期的外包项目有缩减的可能，而一些新型的、投资少但对缩减成本见效快的外包却开始受到欢迎。
打印外包便是其中一种。
按印付费
青岛四方—庞巴迪铁路运输设备有限公司IT部门负责人徐立华，以前常常会被打印的问题所困扰。四方庞巴迪的打印量很大，对文印的要求很高，以前都是自己采购打印设备和耗材，自己管理维护。但在购买墨盒等产品时，便会经常面对假冒产品，还会因为对打印预期估计不准而造成浪费。更让徐立华头疼的是打印设备的日常维护问题。打印设备和PC、服务器不一样，PC和服务器的故障往往是一次性发现一次性解决，而打印设备多是顽固性的问题。据IDC统计，IT部门有15%的时间用在解决打印相关的问题上面。“由于设备跟责任是分开的，出现问题的时候，服务商往往是想使用最低的代价解决问题，这样做维护的时候很难一次性把问题解决。”
后来经过仔细地评估与核算，在今年6月份，四方庞巴迪正式采用了打印外包服务，把整体打印（包括传真）体系外包给专业打印服务公司。这样，所有的打印机都是置于远程打印管理软件的管理之下，使用者都通过打印权限进行打印，打印完以后记数器记下打印的数字，同时也记录下打印的地址和相关的信息。因为所有打印设备在外包商的远程管理软件的监控之下，遇到有问题的机器会马上更换，对于以前常出现的顽固性问题，专业服务人员常常可以一次性把问题解决。据徐立华介绍，现在突发性故障率从以前的每月10起下降到1起，常见故障下降了70%以上。
同时，通过管理软件进行安全控制和打印成本控制，安全问题和纸张浪费也很好地解决了。四方庞巴迪的主动打印费用减少了5%-10%，设备上合算到单张打印的目标成本直接降低10%，三年的成本降低大约在18%左右，而这些还仅是从账面上可以看到的直接成本。此外，通过外包还解放了人力，以前是一个人全职负责维护打印机，而现在只需要一个兼职者就可以了。
打印外包还采用了新型的付费模式——按印付费，即按每月的实际打印量付费，这类似于手机的付费方式，而具体计数方式是和用户选取服务内容是相关的。一般来说，打印外包常见模式有三种，一种是四方庞巴迪的全外包模式，所有的硬件、耗材、维护和服务都外包，费用最后会折算到每一张纸上，一个月打了多少张纸累计起来进行计费。第二种是客户自己买机器不买耗材的外包服务，还有一种是机器、耗材都企业自己买，仅外包维修服务。当然，不同的外包模式，“月租费”是不同的。
经济低迷期，这种按印付费模式对资金紧张的企业更具吸引力，这样的企业一般会选择设备、耗材维修等全部外包的租赁模式，在降低成本的同时可以缓解企业现金流上的压力。这时采用打印外包模式就好比当你必须用车而手头很紧时，你可以选择去租辆车而不是只能借钱买辆车。
被忽略的成本
看起来打印外包服务既省钱又省力，又降低了安全隐患，但目前采用外包服务的企业还只是少数。
在人们的传统观念中，打印机和PC等设备相比，它从来都只是一个办公终端，与电话、传真机一起相提并论。许多时候，复印等设备的管理和采购也主要放在了传统的行政和后勤部门，相对于服务器，网络、存储、ERP等来说，文印在企业内部不大受重视，很少得到系统性的规划。
同时，许多企业也缺乏对打印和复印成本的量化核算。许多企业的管理层，只看到打印设备的更新需要付出成本，而对这些设备耗费的总成本几乎一无所知。实际上，有关统计显示，按总体打印成本来看，约占到收入的6.1%，当然，不同的行业差异很大。比如广告、设计、电信、金融、保险等行业打印量都很大，相应地，打印费用也很大。而其中有90%的公司没有追踪打印成本，很多时候打印的费用是归在行政办公的费用里。很多IT经理或是行政办公经理只看到打印管理的10%的费用——就是打印机费用，而对打印耗材、维修费用、人力成本这些费用没有算进去。难怪市场调研公司Gartner分析指出：打印、复印等文档输出的消耗是企业成本中未经审核的最后“堡垒”，如何进行成本控制和预算管理,文印环节成为被日常管理遗忘的角落。
显然，对打印成本的忽视、传统的打印观念和企业负责人的认识局限是影响打印管理服务应用的一个障碍，而打印外包作为新生事物，也需要企业有一个认识的过程，当然也需要成功案例的示范作用。
据记者调查，目前中国企业中实施打印外包服务的企业，一般都具备以下条件：一是对打印要求很高，打印量很大；二是企业的财务部门对这块成本很重视；三是管理严谨。一位打印服务推广人士认为这点很重要，“因为打印采购环节上有利益问题。”四是成本意识强。如四方庞巴迪的IT部门和财务部门是一个领导主管，很多会议是IT和财务部一起参加，对产品采购成本意识很强。
事实上，随着企业生存和竞争压力的增大，企业对成本的认识和缩减会深入到企业的所有“角落”。这些率先采用打印外包企业的出现已经证明了这点。
转身做服务
伴随企业对打印成本的重视和对打印服务的需求使传统打印机厂商纷纷向打印服务商转型——从卖打印产品到卖打印服务。目前，惠普、富士施乐等传统的打印产品厂商纷纷转型做服务，很多耗材厂商、系统集成商也摇身变为打印服务提供商。
作为全球文件外包服务行业领先者的富士施乐，很早就推出的办公文件管理服务XOS(Xerox Office Service)，XOS服务在2005年底开始在中国推广。多年来占据打印市场领先地位的惠普也在两年前发布了“打印2.0战略”，打印2.0策略的重点不是卖出打印机，而是提供服务——承揽客户的全部打印工作。为此，惠普自身从组织架构上进行了相应调整，并进行了全力的推广工作。惠普去年8月开始投资3亿美元，在全球范围内展开盛大的宣传推广活动，让用户实现“随时随地随需地进行打印”。针对个人消费者，惠普的喀嚓鱼网上冲印服务2007年10月进入中国；针对大企业用户，2006年11月惠普已面向企业级市场提出“平衡部署，全面管理”策略，向中国引入系统外包服务的先进理念。
打印厂商做服务也有其不得已之处，普通打印机销量开始锐减。几年前，惠普就发现，打印机的市场开始饱和了，尤其在西方国家，打印机厂商的收入将主要依赖于用户缓慢的更新换代。在这样的趋势下，如果想在利润方面获得进一步增长，仅靠扩张市场份额已经非常困难。中国打印机市场也是同样的变化，“虽然还在成长，但是已经慢慢在衰退，我们的获利比以前少了很多，未来十年、五年，打印机的获利还会继续下降。” 中国惠普打印成像系统集团企业客户部总经理胡大刚说。
但与此同时，全球打印行业也正呈现出复印量减少，打印量大幅增加的趋势，而且随着互联网的发展，打印环境更为复杂。这让打印机厂商看到打印服务的潜力，更何况打印服务比打印机等硬件产品销售有着更高的利润率。
当然，看到打印服务“钱景”的不仅只有惠普一家，富士施乐在几年前也已经提出要创造“领先的打印服务模式”，希望扩大“全包服务”和“租赁服务”的业务，但因为渠道服务覆盖面弱，仅在行业打印领域有所收获，在企业级市场上推广一直没有太大进展。
随着未来打印外包越来越被中小企业选择，对于打印量小的企业、部分外包的项目，惠普直接提供服务不一定具备成本上的优势，而相比之下，一些打印服务集成商更具有成本优势。因此，对于不同层次的打印外包服务也会出现不同级别的服务商。针对大的行业用户，惠普自己提供服务，而对于中小客户的打印服务，惠普主要由原来卖打印机的经销商来提供。
从目前市场情况看，打印服务市场刚刚兴起，各厂商之间的竞争态势还没有形成，大家共同面临的问题不是竞争而是如何共同把蛋糕做大——让企业接受打印服务的理念和价值。
