作为君合律师事务所（下称“君合”）的行政经理，吴昊星以前要管理律所里大大小小二三十台打印机、复印机、传真机。每天总会有一两台机器“罢工”：碳粉没了，硒鼓该换了，卡纸了……各种问题不断，要跟不同的供应商联系处理。
这样的工作有点枯燥，容易出问题，还要经常面临公司的“质疑”：整个律所的纸张耗用量一直居高不下。
然而，与立思辰公司的一次接触，大大改善了吴昊星的工作质量和环境。这家专门定位于节约、环保、高效的文件解决方案提供商，建议她尝试一下该公司的“文件外包服务”。
所谓的“文件外包服务”，通俗了说，有点像是软件外包服务在公司“文件管理”领域的延伸：吴昊星将君合所有的打印、复印、传真等输入输出业务统统外包给立思辰一家统一解决；后者则在全盘接手之后，对君合的设备配置进行优化，部署相关管理软件，并通过专业的运营管理服务，在减少君合自身人员投入的同时，降低了君合的实际文件输出成本，并提高管理效率。同时，经过优化，纸张的耗用量也大幅下降。
在让客户省心的同时，还能实现节约、环保、高效，这正是立思辰的文件外包服务得以飞速发展的要诀。
产业链商业模式创新
六七年前，立思辰已经在复印机的市场中取得了一席之地，多次成为在中国市场占有率第一的东芝复印机的销售冠军。然而，在同质化的威胁面前，投身复印机市场多年的董事长池燕明感到的却更多的是担忧。
然而，2001年以来，复印机技术从模拟向数码转化，让池燕明隐隐感觉到了新的商机。复印机进入数码时代以后，可以进入网络并通过软件进行控制，同时能够实现多功能化，更多地介入并改变用户的应用流程。池燕明相信，这有可能带来新的业务模式，并形成重要的商业契机。
管理大师西奥多·莱奥特（Theodore Levitt)有一句被广为引用的商业格言：“顾客要的不是直径三英寸的钻头，而是一个直径三英寸的钻孔。”这句话翻译过来就是，顾客的真实需求不是一件产品，而是产品背后能够实现的功能。池燕明正是把这句话移植到立思辰所在的产业领域里，才获得了“顾客购买的不是打印机、复印机，而是文件处理能力”的顿悟，并进而看到了文件外包服务的商业空间。
2004年，经过摸索之后，池燕明开始将立思辰从销售商转型为服务商，从复印机的销售，转向直接为企业级客户提供附加值更高的文件管理与解决方案的“外包”服务。
池燕明以某知名大型国有控股企业为例，来说明立思辰的新商业模式。
该公司是行业领先的大型上市公司，在北京的总部原有数十台复印机、600多台打印机和传真机被近5000名员工使用，设备的状态差且运行成本高；而公司海量的工程图、培训教材、工序单是工作流程中必不可少的信息，要求文件必须输出速度快速稳定，同时还希望降低整体的文件输出与管理成本。
因客户的知名度及高要求，其“文件输出”招标会成了业内所有厂商的“擂台大赛”。最终，经过层层竞标，该公司选中了立思辰的文件外包服务解决方案。
“我们通过文件外包对客户的设备进行整合优化，留用部分有价值的设备并补充新的设备，部署为客户定制开发的文件管理应用软件以提高管理效率，客户按需打印并按实际输出量计费，优势非常明显。项目实施后，该公司的文件输出设备数量下降了56%，在同等印量情况下，仅耗材等显性费用，就降低了15%以上，同时大量节省客户的人力物力投入。通过软件管理，哪个部门输出量是多少，彩色多少，黑白多少，费用多少，随时一目了然；客户由此实现了计费管理及控制功能，还能因此减少印量、纸张及碳粉耗费多达30%，从而进一步削减成本并提高对环境保护的贡献。新的文件外包服务实施后，员工开始自觉地控制印量，双面打印、多合一打印等环保节约措施得以实施；文件的分发、存储、检索、安全等管理和流程同时得到改善；整个企业的文件管理格局完全改变了。”池燕明说。
此外，池燕明还表示：“我们与设备厂商所提供的文件解决方案的最大不同，在于我们能够为客户提供更优化的方案。”设备厂商一般只会为客户提供本公司的产品；而立思辰则可以为客户选择最适合的硬件设备品牌型号以及文件管理应用软件，并在必要时进行定制开发，同时提供更灵活和更具针对性的文件管理服务，以形成最优的文件外包服务解决方案。
文件外包服务的发展潜力
清华大学经济管理学院金融学教授廖理认为，如今企业的技术变化速度越来越快，产品的生命周期缩短，竞争愈来愈激烈，分工越来越细，使得企业更多地专注于核心业务，将价值链上的其他环节和业务交给效率更高的专业化公司来做。而我国在加入世贸组织之后，跟随国际趋势，企业的管理也同样向精细化和专业化转变。在这种情形下，文件外包服务是精细化分工的重要方式之一。
“在国际上，大型企业决策层对文件处理的资源节约和成本管理空间的关注，已经从幕后走到台前。据国际外包协会统计，世界500强中有85%采用部分或者全部文件服务外包，降低文件处理成本，提高工作效率，从而使企业的资源集中到核心业务上来。”池燕明说，“国内在这一领域的发展虽然处于起步阶段，但越来越多的大型企业和机构已经开始领悟到文件成本管理的重要性。”
在当今原材料价格大幅上升，企业成本压力严重的经济环境下，企业将有更大的动力去优化其文件管理成本。而全球日趋严重的环保压力，更进一步凸显了文件外包服务通过大幅降低纸张及碳粉耗用而带来的巨大环保价值，这也成为诸多具有社会责任感的优秀企业加速推动文件管理优化的重要动力。
实际上，立思辰的成功在国外也有优秀的范本可以借鉴。在文件外包服务领域，美国IKON公司连年快速增长，年营业额已超过40亿美元，让更多投资者信服于文件外包服务模式的强大生命力。
虽然在规模上与IKON还有相当大的差距，但从2004年全面转型开始，立思辰来自文件外包服务的年收入增长率都超过了50%。由于商业模式创新得到市场认可，立思辰正处于创业以来成长最为快速的发展阶段。在下一步，立思辰将继续强化文件管理应用软件的开发及部署能力，以进一步拉开与竞争对手的距离；同时，将自己的解决方案延伸到更宽广的办公信息系统领域，为企业提供包括文件外包服务、视频会议解决方案在内的涉及企业内部信息交流与管理的全面服务，致力于建立本土企业中在该领域的领导地位。
