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平均处理时长是管理呼叫中心最重要的指标吗?

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AHT的含义

平均处理时长即AHT(Average Holding Time),指处理完一通电话所需的平均时间,是与客户沟通的时间以及在呼叫后所需完成的工作 (如录入客户信息、后台操作、记录本次通话内容,甚至操作呼叫信息统计分析功能等)的时间总和。


以我们公司座席接到的电话呼叫为例,一名座席在就绪状态,客户呼入,座席与客户开始沟通,结束后座席进入话后处理状态,处理完毕再次进入就绪状态。整个循环的流程就叫作“处理时长”将其平均化就得出平均处理时长了。



它非常关键,因为它构成工作流动的基础信息,是规划工作量和团队的基础指标。


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AHT具有差异性


它的差异性主要体现在客户询问的业务类型以及呼叫性质,还有处理接线人员的个人能力和技能水平,通常新人处理一通电话需要的时间比资深人员长,甚至包括在多种语言环境里,处理人员可能需要使用外语进行沟通,也会导致沟通时间延长。但需要注意,这并不绝对,也有很少一部分的资深员工的AHT要超过同资历的其他人。


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AHT为何重要


首先各种各样的AHT可以追踪不同的环节或技能进度,能帮助呼叫中心实施有效地管理,特别是体现在管理新人让其尽快达到服务平均水准方面。另外在规划团队和工作量方面,还可以使呼叫等候等相关的服务质量达标,因此是一项至关重要的统计数据。


在我们客服行业内,较短的AHT往往是大部分企业(尤其是商业银行)的所提倡、追求的关键因素,而且也会成为优化座席工作时间效率的一项变量。从节约成本的角度来看,企业的这项指标会被视为一项管理目标。


从外包服务合同的角度来看更是如此,这种服务合同的衡量标准很简单,不再赘述。

在几乎所有劳务合同中,报酬都是根据呼叫中心客服人员的时薪计算,或者根据处理呼叫所产生的费用来计算,因此AHT就成为决定服务提供商利润的最大因素。


服务提供商对内要控制成本,对外要赚取利润,因此在管理上非常看重AHT,所以有很多企业将AHT作为KPI中最重要的管理指标。


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AHT是一柄达摩克利斯之剑


AHT是一项重要的管理指标,但事实上行业内可能会有相当一部分企业会将AHT视之过高,这其实是一种本末倒置的现象。因此这类企业的客户有时会有一种感觉,就是电话客服人员更加关注他们的谈话时长,而不是关注如何满足客户需求或解决客户问题。


定义一名客服人员是否优秀,不该因AHT的“好,坏”而被否定,定义一通录音是否优秀,AHT也绝不该成为底线标准。


不可否认,AHT在综合指标中的占比,会对于呼叫中心的管理产生不同程度的影响。确实,当客户的一项要求或一个问题需要5分钟10分钟才能解决的情况下,有些客服选择2分钟迅速解决。那么两者之间的服务质量自不能相提并论。


这种管理萝卜快了不洗泥。一味追求服务数量,而非质量,除了计件式获得报酬的服务供货商之外,企业和客户都不能受益!

目前,有很多企业已经意识到无论从中短期或长期来看,注重客户的满意度才会让呼叫中心和企业形象驻留在客户心中,能使客户变得更容易沟通和信任,而不是单纯为了达到AHT指标而恶劣对待客户。


然而,很多企业对这种意识的领会比较缓慢,并非所有企业都有自我革新的“勇气”。有这种意识的呼叫中心,在处理与客户关系时已经在摒弃过往只注重成本(AHT)的做法,而是开始直接或间接地变成以提高客户信任度、满意度为重点。


比如著名的美国公司Zappos(著名的几乎垄断级别的美国卖鞋的B2C网站,就是最近新闻报道其创始人谢家华Tony Hsieh因火灾去世的那家公司)是最先摒弃AHT式管理的公司之一,该公司的业绩增长从2004年销售额1.84亿美元,2005年3.71亿美元,2006年则达到5.97亿美元。到2009年,Zappos的收入超过了10亿美元!


而这一切都要归功于该公司对于呼叫中心服务客户的理解:“我们以打造品牌而不是尽可能降低成本为宗旨经营呼叫中心,这使得我们的呼叫中心与众不同。”顺道一提,该公司有两通被评为服务典范的优秀录音通话时长,一通是10小时30分钟,另外一通则是10小时43分钟。

因此我们应该明白:运用领先的指标管理,将企业文化的正能量向客户传输,优化客户体验,做到这些再兼顾成本,才不会让AHT的比例失衡。让专业人士调整、控制AHT,并以此制定合理的工作量和需求的技能,而不是让AHT成为管理目标、成为完成任务的催化剂。


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总结

综上所述,在呼叫中心的管理上,AHT确实是一项主要的参考数据,但绝非是一项管理目标!拥有呼叫中心的大部分公司应该摈弃对呼叫中心AHT式管理,这样做不仅能减轻客服人员自身的KPI达标压力,又可以提升客户对企业的信任度、满意度,可以说是三赢的局面。


现今很多专家的观点是,平均处理时长对客户满意度没有任何影响。它曾经只是一个简单的经济问题:客户在电话中和客服沟通的时间越长,企业的成本就越高。但是,假如客户的问题没有得到解决而又再次来电,那么一味地缩短通话时长又有什么意义?




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