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呼叫中心客服情绪应该怎样控制?

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呼叫中心现场管理是一个动态的管理过程,需要管理人员根据现场发现或发生的实际情况,及时对问题进行预测,并采取必要的措施,解决现有问题同时避免潜在问题的发生,提供业务支持,保证服务和质量的连续性。个人认为现场管理中最为关键的是现场的情绪管理。
情绪管理的好坏将直接影响业务产能,从而直接影响到业务绩效。所以现场情绪管理将尤为关键和重要。
一、从人为关怀方面
第一步:观察情绪
最简单的观察情绪的方法和时间就是每日晨会,细致的看每个员工的表情,也让每位员工互看表情,从每日的第一印象入手。
在工作当中,通过集体的交流感知每位员工的心理状态,通过现场巡视获悉员工的精神面貌,必要的情况下可适时打断员工工作,进行心理疏导。
团队较成熟时候,管理人员应该从每位员工的角度出发,通过考察业绩时段、日期原因、个人问题等方面因素,努力发现员工的情绪周期”,并及时做好预防工作。例如,周一的早晨势必较匆忙,那么就可以适当的延长晨会时间,看似耽误了工作,其实有效的缓解了员工情绪,同时也变相的缓解了电话客户的情绪。
第二步:鼓励情绪
只有正面的情绪才可以被鼓励,优秀的管理者不要吝惜自己的表扬。本着多数榜样的心态衡量员工,当一个代表显示出优秀的销售或服务表现时,管理者可以当面表扬,甚至可以召集大家暂时性的鼓掌等鼓励性措施,充分调动所有人的积极性。制定内部微笑鼓励方法,有效的实现微笑效益。组内会议形式多样化,调动员工参与的积极性,充分体现员工的主人翁地位。经常性的组织团队建设活动,长远性调控情绪。
第三步:引导情绪
和鼓励情绪相反,引导主要是为了疏导负面情绪的影响:
首先要清晰负面情绪产生的原因:工作不受重视、难度大、任务多、员工间的不正确比较、客户问题、领导问题等等,这些也是压力产生的明显原因,应该区别对待。
其次要让你的员工知道,这样的情绪既影响自己也影响别人:控制自己的情绪到一定分寸,比如可以一声叹息但不应该开骂;不能控制时立即走到无人处去发作;主管需要单独辅导”其他人时,实行1对1”方式(表扬实行1对多”)。其次当一个小组或团队连续多次达不到目标,或经常被组织变化所困扰时,负面情绪自然而生。但是尽管如此,管理者的精神面貌仍旧决定了整个队伍的士气。如果大家一起怨天尤人,整个团队的负面集体积压后果难以想象,所以,主管应该有更好的心理承受能力,要带领大家更正面的看问题。
通过员工内部互相疏导实现情绪缓解,也就是采用的一帮一,对碰对”形式。举办或申请对应的能力培训,以期通过心理成熟来抵消负面情绪的压力。
二、从行政角度
1、将情绪表现明朗化
并不是鼓励大家发脾气,而是通过展板、展台展览或展放实际案例等形式,让运营人员清晰情绪带来的极大的影响,实行优秀情绪管理诱导。设计部分团队可调研情绪组图,并向员工开放,同样实行优秀情绪管理诱导。
2、营造良好的工作氛围
现在执行并使用的健身房、比赛等都是很好的展现形式,不过为了全面的发挥其作用应该鼓励全员参加人性化的职场布置,职场进行个性化美化、节假日时节代表性装饰、鼓励员工设计自己的工位并建立相应的奖项、员工留言板、员工心情记录板等。
3、鼓励优秀的工作习惯
优秀的工作习惯会改变一个人的情绪,例如问好制度,建议大家早上互相打招呼,既然每个人在电话中都可以实现优秀的陌拜,为什么在团队成员中就吝惜了自己的热情呢?组织专门的会议,由主要领导参加,分享每个人的成功的心得和方式等。
在呼叫中心管理中,对人员的管理是最重要的也是最复杂的。但是通过对员工心理情绪的调控,可以实现产能的最大化,所以它也是摆在每个呼叫中心管理者面前的不可逾越的一道关。

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