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金融风暴对外包呼叫中心的影响

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各位女士,各位先生,各位尊贵的来宾大家早安,首先感谢大会邀请参加今天盛会。作为第一个主讲人,我的主题是今天大会的主题,在金融危机下作为呼叫中心行业,如何应变,如何能够渡过这个难关。我今天讲的东西是一个方法,这个方法是我第一次在公开场所讲这个方法,是最近制定针对服务行业的一套有效管理方法。因为时间有限,我想利用35分钟的时间,把方法做一个简单的阐述。

首先说到金融危机目前我们面临对于呼叫中心行业一些冲击,那么我们面临一些挑战。更重要我想要讲的是,在危机情况下作为一个服务行业,我们如何应对它,用什么样的方法,就是我刚才说SEE Mobile,最后结论能够契合到主题,最后企业让能找到自己的定位,核心竞争力。
我们谈到金融危机,对每个人都有影响,对我个人也有影响。首先我住在美国硅谷,加上房地产影响,股票投资,加上我多年退休金都泡汤了,这是从我个人的角度看。那么从企业高度看,这几个公司的名字,叫北岩银行、雷曼兄弟等等看似稳固的公司都相继倒闭,不可能寒冬AIG其他公司面临倒闭的风险。最近美国总统正在处理企业行业重组的问题,我们可以看到他们庞大的企业像一个巨人一样,要应对市场突发性的危机,它的比较困难。比较像一个很小的企业,很积极化企业快速反应。作为一个企业,尤其作为呼叫中心这个行业,规模是一个致胜的武器,你没有规模达不到规模效益,但是一旦你庞大了就很难动摇。庞大也是一种分担,这么多员工,所有的雇佣遣散风险都是存在的。
所以刚才也讲到,金融危机面临到“危”和“机”,又有危险又有契机,呼叫中心是反向合作,经济不好的时候它反而机会更多。呼叫中心这个行业我认为现在金融危机发生我们更应该把握这个机会,捕捉这个机会。作为一个外包运营商,今年我们进入到第4月所看到的机会大于以往几年,在头一个季度所碰到的机会,这已经印证机会已经来临。但是机会来的时候,每一个机会对我们自己本身要应标承受这个机会是一个很大的挑战。为什么这样说呢?因为企业更加的严谨挑你的服务运营商,在服务成本,服务质量方面比任何时间来的都要严厉一些。如果自己本身做不好,你接单子反而会让你自己赔钱或者拖垮你这个企业,就算已经签单的企业都会重新来审核你的合同。
我跟一家国外客户谈,所有签单企业面对法律诉讼风险,都要跟他们服务商说很抱歉必须降低成本20%到40%,你愿意不愿意做。所以这个是危机下每个企业作为服务供应商必须面对的挑战,机会多但是做的时候更困难了。
很多挑战我们列的,但是大家都了解,在金融风暴情况下,我们面临到的成本的节约,效率的提高,员工的挽留。现在的员工在经济不好员工会流失,好的员工趁这个时间挑你的企业,在服务成本方面核算,如何响应快速市场变化等等都是我们面临的挑战。作为一个服务供应商,作为一个呼叫中心经营者,我们如何面对他们呢?多年来经营一个呼叫中心我们碰到很多的问题,一一的去解决,多半时间是头痛医头、脚痛医脚,每个人走想要一个万灵丹,但是事实上并不存在这个东西。作为一个呼叫中心如何培养人,挽留人,各式各样人力资源公司出现了,在招人方面,培训方面都有各种方法。假如到生产力不够高,所有软件公司都出来了,如何排班,有效预测,科学化,自动化管理等等。假如流程不够精细,我们在流程方面采用各种方法,我们现在最熟悉的热门从摩托罗拉推广出来的流程的改善,从制造业所谓机械化管理,都在呼叫中心、服务行业使用。但是单独使用每一个方法只能达到某一些效果,而有的时候反而会造成反向结果。
所以企业需要什么?如果存在一个方法,作为呼叫中心管理每天都有很多数据呈现出来,如何能够有效分析、消化这些数据,能够让管理者快速找到根源改进它是一个很大的挑战。很多管理报表出现了,但是管理报表只是做表面性的叙述,并没有做推论性。比如说平均值出来了,甚至有人做了统计图出来了,看到的都是表述性,60%这个现象。但是真正问题核心后面东西,不是每个人都没有,大部分企业,尤其在呼叫中心缺乏深度挖掘问题核心的能力。因为我们本身教育,学的教育,就没有让我们培养出来能够让你很有效率快速分析这些能力,因为它很复杂,很不容易做,很容易看到一个表象的东西。
我的主攻在品质控制,数据挖掘,我花30年时间在学校里面,花时间在美国做研究,应该有资格讲客户数据是怎么分析的。但是我跟很多人一样,离开了学术机构到企业来,我有很多表象的东西,所以我跟员工讲你要给我核心的东西,不要给我表象的东西。我举一个例子,怎么样能够有效如果说教导他们这些管理者不太实际,这个东西花20多年在学校里面学,在企业里面不一定有用。所以说必须有一套工具,不需要管理者花太多时间学习,有一个很有效的方法可以表达出来。这个东西目前还不存在,像飞机的仪表盘,多半还是表象或者是理论性的东西,真正使用日常的东西还不太存在,尤其在呼叫中心这个行业。在座有一些我过去的同事,我一定致力于开发这个东西,但是不是很成功。所以我在思考觉得还是要从根本方法着手,这个方法叫做如何让一个服务企业达到卓越的一套方法,每个人都有每个人的方法,什么是好?如图强调的是一个均衡式所有的关系的人,企业里面有很多人,有股东,投资者,员工,管理者、卖方、买方等等所有关系人在组织企业里面能够达到均衡的满意。
企业有企业的目标,客户有客户的目标,投资者有投资者的目标,所以你要做到满意的员工,满意的领导、高兴的客户,高度利润的企业等等,下面提到个人目标,流程、愿景、实力、价值等等,是一个均衡。这个方法绝对不是说是单一必须是综合,完整的一套方法出来。
还是讲服务卓越服务企业的定义,企业是组织,有一个共同目标,但是在一起协同运作过程是侧重于为客户相关利益者产生产品和服务。目的是要创造价值,降低成本,增加利润,任何一个企业都是做这些如何增加你的价值,创造更多利润,降低成本,还有一些不满意客户等等。这个运用是使用于任何企业包括盈利,非盈利,组织,非政治组织,任何企业关键是如何吸引和保留你的客户以及你有效能够对你成本效益的方法来满足你的顾客需求,把客户需求成本以低成本方式表达出来,这就是任何企业的定义。
什么是卓越呢?爱因斯坦有一个最有名能量E=MC2的公式,这个是物理学上的一个定义。同样的公式用在企业也是相通的。一个企业生存,一个企业卓越是等于你的M×两个C。更多客户、更多的现金,这是任何企业都逃不出定义。怎么样能够让有更多企业更多顾客,而且要一种3R的方式。你要完成这个目标,第一个R,做正确的事情,第二R正确的时间,把这个事情做正确,所以3R是一个系统,一种系统工程,一种方法。这个方法能够让你达到MC平方,而且是一种3R的方式,是一种最简单说明它。
所以我们刚才讲SEE是可持续商业管理系统,集合平衡计分卡,业务和流程改进等等,来向3R靠近的方法。所以我们要了解这个方法是一个完整的一个协同运作一种系统工程,协同是哪些东西协同运作呢?第一个首先是有质量管理系统,第二是使用顾客提升体现到顾客满意的需求,第三个标准上,第四精细化的企业。这四个方法是整个SEE方法里面核心的组成部分。只要你学到这种方法持续运用他,遵照这四个方法就能够产生优化利润,最好顾客满意,最低风险,以及持续改进公司的文化。
在过去领域里面传统一些质量控制技术,里面很多东西在里面,从粉红色可以看到是一个业务流程管理,我们讲业务流程很多东西使用到这个业务方法。讲到其中有一个叫CMMI做IT外包,必须通过这个CMMI的认证。CMMI是用一种最佳实现案例方法做分析决定和如何改进你的产品和流程的。它是一种成熟度的模型,意思是说你任何企业一种阶梯式的改进,如何让企业找到你的定位,找到你改进的路线和方法。HPT是一个人力资源技术,帮助你怎么招人,做绩效分析,岗位设计,培训监控,但是一般没有太多听到这个,但是已经存在一种国际性的方法。SCOR是一个供应链,服务行业供应链,整个上下游,提供一个方法和标杆。下面灰色部分我们可以看到质量方面传统有日本推出的前面质量控制,还有ISO9000、ISO9001等等,还有美国全球最大质量的奖项,还有日本奖项。还有中间的六西格玛这个是传统方法。这个怎么综合在一起?SEE是一个综合性,SEE是一个需要包含三个一个是基础架构,一个是指标,一个是文化,基础架构是我利用质量管理系统,如果不太了解的话,没有关系,ISO讲第一个就是建立管理系统基础架构规章制度等等,六西格玛最大的流程,整个企业利用持续改进流程,让企业能够达到3R。然后关键性的指标建立是利用平衡计分卡,还有实时仪表盘建立问责制度关键指标,而且这个指标是从不同角度,卫星水平,从一万英尺高度到50来观看你的企业,所以是从宏观,微观指标东西,而且是通过六西格玛来实现改进你这个目标,这是一个文化。在SEE方法一个企业必须存在内在文化,我是基于事实。
三个已经把SEE精髓讲出来了,我举行一个例子讲,卫星指标六西格玛包含公司总的收入。顾客满意,顾客的声音,三万英尺指标,人均销售额等等,我们有时间在更详细,SEE模型就是用这个几个环形围绕,核心是建立一个资料管理体系,用顾客声音找出我顾客需求,基于实时顾客的满意,达到高度成熟的服务。我们用一个更有效图形说明他,我们从企业开始做,达到最终服务企业要走这么一个流程,首先是从出发是从建立质量管理体系开始。这个质量管理体系能够让一个企业建立你的基础架构,能够定义你的职责,权责等等,而且能够建立你流程文件ISO这是基础东西必须建立。然后是聆听顾客的声音将顾客需求期望变成到最终我们提供产品或者服务的传递。通过其他的东西,需求能够体现出来,然后这个质量管理体系和顾客之声,利用这个六西格玛,提高它的有效性,做的东西是对的就是有效的,并一定是高效,吃这个药就能够让你病好,这个药很难吃。但这六西格玛我前面讲过,能够是一套工具,你不断使用它,它能够不断找出问题,改进它,利用六个标准差做流程控制,改进,甚至作流程的设计,提高整个企业有效性。转到下面这一层来,利用精细化的企业的工具来提高效率,效率就是什么呢?就是做的漂亮,做方法是最高的,最低的成本,效率是利用方法拿出哪里是浪费。包括在会计学上,这个在呼叫中心以前我讲过,部分用传统会计,基于每一个项成本,找出核心程度降低成本,还有现场管理方法等等,还有5个S方法。最后建立一个文化,基于事实持续可改进,达到均衡或者相互融合性的这么一个企业的方法,这就是很快速说明SEE的方法。如果我们在功能系统看的话,这么一个闭环东西是从质量管理体系来建立起一个企业管理方法和策略,和你的主义。通过顾客反馈,体现市场和顾客的声音,内外部顾客,将顾客需求转变成可以实施的策略,变成产品需求规格,设计你的产品,用六个标准差改进我们产品和流程过程。利用精细化管理,降低我们无效的浪费,产生更高效的一种产品的支持和服务的质量,这就是一个闭环的作用。
当然这样讲还是很抽象,这个再复杂一点,将来会有相对应东西出来,我正在寻找一套,讲这么多还是没有一套很有效的管理,还是很复杂。这个东西不需你懂太多,只需要也策略、方法,很多东西就是图形化的。我想把导入到中国呼叫中心里面用图形化的分析,让一切东西都是视觉化,不要给我一个数据怎么分析,视觉化的分析,把很多东西可以体现出来。刚才讲综合的东西,不断做数据收集改进,建立等等,这个很复杂。但是你可以看到这个里面有很多包含客户体验管理,而且是基于数据实时的。怎么建立你服务协议的建立和服务绩效管理,做到实时的服务状态的控制。因为呼叫中心实时性很重要,红绿黄灯的显示,应该在呼叫中心里面随时都有红黄绿等显示的,告诉你现在的状态。还有一个企业的情况,包含数据从哪里收集,策略怎么变成一个可执行方案,还有包括其他的一些东西。
讲了这么多我综合一下,这个方法我刚才讲过,应该是一个全新的对于我们今天所遭遇到的金融危机下,作为一个服务行业,尤其是服务行业里面劳动密集、数据密集、信息密集这么一个行业,如何能够去应对它?那应对的方法就是让你的企业能够有一套有效的方法,让你企业能够脱颖而出,重新找出你的定位,能够重新产生你的核心竞争力,能够让你的企业能够比别人更有效,更低成本方法在这个市场里面竞争。这个方法必须是灵活的,如果不灵活的话,这个方法一旦企业改变丢不掉不行,这个方法必须是灵活,能够应对市场快速改变,市场随时改变。技术快速改变,而且必须是能够基于根据事实,根据实际发生数据来做决策分析这一套公司文化。
所以第一个就是这套所有策略拼图,凑成这一个拼图能够体现你的核心竞争力,第一能够用平衡计分卡及策略地图有效的执行企业策略,左面就是很漂亮的是就是做数据分析的。我现在是一个软件开发我必须用,不会开发就不会用这个东西,对于企业管理者是不切合实际的,这个是图形化不需要了解怎么做,我就可以任意分析数据该有这种因果关系,这个就是另外平衡计分卡分析地图有效分析。第二用视觉化分析,而且能够在几分钟之内做快速转变。第三就是在第一时间,了解企业关键绩效指标,随时掌控运营情况。这三个东西大家都是呼叫中心管理者,如果有东西能够帮助这个一定感觉到是上帝给你的礼物。而且能够图形化,视觉的,告诉你很多背后的原因,能够用一个综合性,平衡计分卡方式,让目标,策略达到结果。
我今天讲这个方法就是希望能够建立一套SEE的方法,能够完成我这个,今天我的演讲时间不长,但是我想能够有效将这个新的方法跟各位灌输,而且能够联想到我今天讲的金融危机下呼叫中心应用,创新核心竞争力的与定位。实施这个方法就能够让你的组织仆役优化质量,成本,风险等关键成功因素,SEE采用的是整体协作方式来管理和优化组织的流程,而且关注核心是企业领导,管理核技术等关键的系统和过程。实际实施过程是与组织特定的情形相关的这是一个综合方法,灵活的方法,不是我们采用头痛医头、脚痛医脚的方法。
我们关注的是核心,但是每一个企业有每个企业的遭遇的东西,实时的过程跟特定的情况是相关的,我今天演讲有到这儿,会有相应一系列的东西会出来,在未来如果关注,在网上发表一系列方法,在这个方法情况下我们也建立一套对于服务一套叫做定位方法。就是参照它不同成熟度模型,这个东西是针对整个服务外包行业,针对一般行业,比如说银行,电信,任何的公司,甚至呼叫中心、营业厅,如何去改进它的质量,找出你的定位或者你的成熟度。针对整个环境,包括呼叫中心园区,或者跨国式的企业,包含整个人员一套成熟度的东西。我刚才讲的东西都是在这个方法之下运作出来。今天谢谢各位。
主席话语:每一次李保民博士演讲都会带给我们很多国际上新鲜的东西,本身李博士是九五太维董事长。作为一家非常优秀的公司,他们肯定在金融危机情况下,刚才李博士有说我们今天有很多的企业,但是这样的机会只给有准备头脑的人。今天我第一次听他这个SEE这个方法,非常好,我希望大家能够真的把3R,我觉得这是非常好一些观点。

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