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案例研究:上海市医疗保险咨询服务中心-情系一线、为民解忧

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上海市医疗保险咨询服务中心隶属于上海市医疗保险局,是一个财政全额拨款的事业单位,属政府类的呼叫中心。该中心是上海市医疗保险系统的对外咨询宣传窗口,体现着政府部门“以人为本、为民解忧”的服务宗旨。

一、组织架构及人员配备

上海市医疗保险咨询服务中心共设置主任室、办公室、宣传培训部、咨询业务部四个内部管理部门,其中主任室为领导部门,其他为业务及行政部门。

中心内部管理人员共10人,周骥副主任为中心日常工作总负责人。此外该中心共设置80个座席,目前实际到位座席代表70人。

市医保咨询服务中心的管理层分为内部管理人员和现场管理人员,现场管理人员中的最高职位为班长,并下设督导、组长和质检,其中质检人员不具有行政管理职能,只提供业务上的指导与帮助。采用此种分层管理模式,有利于内部管理人员更好地控制和监督整个咨询服务平台,同时也避免了由于座席代表数量多而可能造成的一系列工作隐患。

二、呼叫中心的运行情况

上海市医保咨询服务中心以全体市民为服务对象,通过962218特服号码实行全天24小时不间断服务。中心配备IBM、DELL系统服务器、宇高录音服务器及阿尔卡特交换机,并安装自行委托开发的医保咨询服务系统,可同时接入180个来电,为市民提供医保咨询服务,据调查,中心的客户满意度达95%。

1. 企业名称 2. 呼叫中心类型 3. 座席总数 4. 座席代表总数 5. 所在城市
上海市医疗保险咨询服务中心 政府类呼叫中心 80 70 上海
6. 每天开放时间(小时 -- 小时) 7. 所使用800号或特服号 8. 入中继数 9. 主要设备制造商 10. 主要管理与应用系统
24小时

962218

180 IBMDELLALCATEL、宇高 由复旦光华开发的医保咨询服务系统
11. 每日呼入数(不含自动语音) 12. 每日自动语音处理量 13. 平均接起速度 14. 20秒内接起百分比 15. 客户满意度指标与结果
2000 600 2 100% 16. 95%
17. 员工满意度指标与结果 19. 座席代表流失率 (%/) 20. 座席代表主要激励措施 21. 座席代表主要惩罚措施 22. 座席代表平均每月培训时间(小时)
18. 95% 5%/ 制定考核指标,进行绩效考核 制定考核指标,进行绩效考核 12小时
23. 新招聘座席代表平均学历 24. 新招聘座席代表平均工资 25. 新招聘座席代表平均培训时间() 26. 主要服务客户对象  
大专 1200 12 上海市市民

1、主要业务流程
目前中心日均呼入数(不含自动语音)约2,000条,自动语音处理量每日约600条,平均接起速度保持在2秒,20秒内接起百分比为100%。来电主要分为:咨询类、操作类、求决类、业务投诉类、举报投诉类、意见建议类、其他类。除答复用户外,无拨出电话。

2、市医保咨询服务中心所采用关键报表指数

序号 单位 序号 单位
1 来电总量 2 接入人工服务量
3 人工接听服务量 4 来电人放弃量
5 自助语音服务量 6 用户留言服务量
7 人工服务时间 分钟 8 自助语音服务时间 分钟
9 用户留言服务时间 分钟 10 呼出总量
11 呼出服务总时间 分钟 12 闭席次数
13 闭席时间 小时 14 闭席平均时间 分钟/次
15 座席代表平均人数 人/日 16 平均日接听来电总量
17 申请转接次数 18 通话总时间
19 平均通话时间 20 平均应答等候时间
21 桌面发送传真次数 22 平均话后处理时间
23 闭席最长时间 24 闭席累计时间
25 排队电话数 26 放弃电话数
27 平均排队时间 28 平均放弃时间
29 平均应答速度 30 转接呼叫率 %

3、市医保咨询服务中心的IVR语音设置流程图

4、市医保咨询服务中心与医保系统其他单位之间的协作关系
在接听来电过程中,属于政策和规定已明确的问题,咨询服务中心在了解来电人的基本情况后,当即答复来电人;属于政策和规定尚未明确的问题或来电人进行举报投诉、提出意见建议的,咨询服务中心在接到来电后通过三方通话或工单形式,转接或移交至有关部门、单位(医保局信访部门、市医保事务中心)进行处理,在规定时限内答复来电人(意见建议类问题可视情况而定)。

三、人员管理

1、人员招聘
目前中心人员流失率每年约为5%。招聘新员工时,基本学历要求达到大专水平。

2、人员培训
为不断提高中心的整体工作水平,保证工作质量,中心将座席代表的培训视为一个很重要的工作环节。除了新员工在上岗前需完成12周的培训课程外,所有已上线的座席代表每月的培训时间需达到12个小时。

3、绩效考核
为强化中心工作的日常管理、提高员工的工作积极性,中心同时引入优胜劣汰的管理机制,制定了一系列考核指标,并根据座席代表的实际工作情况进行日常绩效考核。考核成绩不但与其每月收入直接挂钩,而且是实行“末位淘汰”的重要依据。

市医保咨询服务中心的考核指标与权重

序号 考 核 指 标 考核权重
1 通话录音质量抽检—— 回答正确性 30%
2 业务水准 回答熟练程度 5%
3 通话录音质量抽检—— 用语规范 5%
4 服务质量 服务态度 8%
5   服务技巧 12%
6 规范操作 来电摘要 7%
7 表单填写

来源:客户世界

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