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商标档案管理的内容

档案管理就其内容来说，具体包括档案的收集、整理、鉴定、保管、利用五个方面.商标档案的利用，后面将专门讲解，所以这里只介绍商标档案的收集、整理、鉴定和保管“

（一）商标档案的收集

商标档案的收集是指商标档案部门对商标注册、商标管理中产生的大量文件材料，待其处理完毕或者告一段落后，按规定集中起来，定期或不定期地移交档案室保存。商标档案的收集是档案工作的起点，只有将大量分散的、没有经过处理的商标原始文件材料收集起来，才能在此基础上进行整理，归档入室，从而为社会提供有史料价值的商标档案.同时，也只有经常地、不断地开展商标文件材料收集工作，才能不断地丰富商标档案内容，才能增加商标档案的馆藏数量，满足社会查阅，利用商标档案进行商标权的承认和保护，进行商标管理的教学和研究，进行商标知识及商标管理法律、法规的宣传和服务，从而更好地发挥商标档案的作用.

商标注册和商标管理工作过程中，每日每时都会产生新的商标文件材料，这些文件材料哪些应该归档，哪些不需归档，什么时候归档，即是定期归档还是随时归档，以及归档的文件材料在份数、规格等方面有哪些要求等都必须建立严格的档案收集归档制度，使收集工作有章可循，有责可查，避免档案收集工作中漫无目的或不按时、不按要求归档.商标档案收集归档制度一般包括商标档案收集归档的范围、时间和要求。

1.确定商标档案收集归档的范围

归档范围是指哪些商标文件材料应该归档，哪些不需要归档。确定归档范围的基本指导思想是应当完整地收集那些有保存价值和利用价值的商标文件材料。如果收集的商标文件材料没有保存和利用价值，不仅增加日后整理、鉴定、保管商标档案的工作，而且还会给商标档案的利用带来不便，如果有保存和利用价值的商标文件材料没有收集，则会给商标权的确认和保护、商标管理、商标的科研工作等带来不利影响。因此，根据保存和利用价值标准来划定商标文件材料归档范围是十分必要的.一般来说，商标档案所搜集的，主要是商标图样和商标使用商品，商标注册日期、商标续展、变更、转让、注销、撤销等方面的文字材料，商标假胃侵权处理，使用产品质量评比、有关的管理法规、政策等方而的文件材料，根据实际需要，有时也可以入档。

2.确定商标档案收集整理的时间

根据文件材料特点，本着集中统一管理，便于利用的原则，确定商标文件材料的归档时间。归档时间逋常有定期归档和随时归档两种。一般来讲，对一些重要的商标文件材料，为避免失散，在使用完毕或处理告一段落之后，应即时归档，因而逋常宜采用随时归档的办法。对于平时大量产生，重要性不是很大，需要集中统一处理的商标文件材料，宜采用定期归档的办法。当然在实际工作中，采用什么样的归档方法，不仅要分析商标文件材料本身的特点，而且还要分析档案管理单位的人力、物力、财力等多方面的因素，结合归档的目的作出决定。简单地说，就是要根据必要和可能两方而情况作出归档方法的选择、决定，而且在情势发生变更的情况下要适时地作出改变。

3.商标档案收集归档的要求

商标档案的收集归档要求主要有真实性、完整性、规范性三点.所谓真实性，就是收集归档的文件材料应是商标申请、注册、利用和保护过程中产生的历史真迹，不可杜撰；所谓完整性，就是收集归档的文件材料应是有利用和保存价值的，反映商标申请、注册、利用和保护情况的全貌，不能有所遗漏，在实际操作中，应根据商标文件归档范围的要求，来收集归档文件材料；所谓规范性，就是收集归档的文件材料所用的纸张以及其它的文件载体的数量、大小、质量、文件规格、书写爨迹应都符合长期保存和利用的要求。

（二）商标档案的整理

商标档案的整理是指运用科学的方法，将商标档案分门别类地进行排列，使之系统化.整理的目的主要是使收集到的大量的档案材料从分散、零乱、无序的个体到集中、整齐、有序的群体，便于商标档案的保管和利用。

商标档案的整理，一般是根据商标档案自燃形成的规律，对收集起来的档案进行分类、立卷、排列和编制档号。

1.分类

商标档案的分类是根据商标档案的形式、内容、时间"来源等因素把它们加以区分，把内容、形式或具有其它相同特征的商标档案归集在一起，分成若干层次和类别。商标档案分类应符合下列要求：

第一，符合商标档案形成的特点和规律，合理设置类目，准确归类。

第二，符合商标管理的需要，不同层次的管理部门可根据本部门的管理任务及本地区商标的特点，采取不同的分类。

第三，分类体系具有逻辑性，便于检索、保管和利用。

商标档案分类的方法或标准很多，通常采用的有I一是按材料所有人的性质，如将全民所有制企业，集体所有制企业，个体工商业者，私营企业，外商投资企业和外国企业的商标档案归为一类；二是按时间分类，如将不同年度所形成的商标档案分别归类，从而避免不同年度的档案材料混在一起，造成混乱；三是按材料所有人的行业分类，如按化工、机械、电于、纺织等分别归类I四是按商标所使用的商品分别归类，同一种商品所使用的商标归为一类#除了以上的分类方法之外，还可以按地域、国别、管理过程或环节等对商标档案进行分类。在实际工作中，单纯采用一种分类方法的比较少见，一般都是几种方法结合使用，在选择分类方法时，要结合工作需要和档案管理单位的具体情况作出决定。

商标档案的分类是商标系统化的关键，对整个商标档案整理工作乃至于整个商标档案的管理都具有重要意义。

2.立卷

商标档案的立卷是对收集起来的商标文件材料按一定规则和联系排列起来，分别装订成册。立卷内容包括编目，组卷，补卷和插卷。编目是指把分类后的材料分别编写目录；组卷是指对立卷成册的材料中具有共同特性或有密切联系的材料组合在一个卷内；补卷是指在立卷或组卷后，如发现有遗漏的材料，或又产生了新的材料，则应补充到整理好的案卷之中，这称为补卷或插卷。补充的材料有时可以插入有关卷页里，有时为了避免打破原有案卷的顺序，也可以单独成册，排列在原有案卷的后面。

3.排列

商标档案的排列是指在分类、立卷的基础上，把商标档案分成卷、册、袋、盒、夹等保管单位，编上相应的案卷号，依次排放在档案架上或档案柜中。

4.编制档号

商标档案的编制档号也是商标档案整理阶段的一个重要环节。档号包括全宗号，宗卷目录号，案卷号，页号或件号。其中案卷号是商标档号中的关键号。这是由于案卷一旦确定，既有简化案卷的功能，又有固定案卷存放的位置和案卷在目录中前后顺序的作用，而且案卷号还直接关系到当前的手工检索和今后的电脑检索的准确性。编制档案号的基本原则是在一个全宗内，一个目录内不允许有重复的档号。目前商标档案是采用注册号顺序流水排架法，融注册号与案卷号于一体立卷的，有利于提高商标档案的整理效率。

（三）商标档案的鉴定

商标档案的鉴定是指商标档案主管部门定期对商标档案的保存价值予以评估，对需保存的，认定保管期限，对没有保存价值或失去保存价值的档案材料予以剔除的工作。

商标档案的鉴定工作包括两方面的内容：

一方面是通过鉴定确认商标档案需要保存，并确认保护期限。《商标档案管理暂行办法》第十二条规定：商标档案的保管期限，根据现实作用和历史作用分为永久、长期（11年至30年）和短期（10年）三种。其分类依据是：

1.凡是反映商标工作基本历史面貌，有长远利用价值的档案，应永久保存；

2.凡是在相当长的时间内有查考、利用价值的档案，应长期保存；

3.在较短时间内有查考、利用价值的档案，可短期保存.

为了使商标档案工作有章可循，有据可依，1987年12月国家工商行政管理局和国家档案局共同颁发了《窗标档案保管期限表》。该表内保管期限分为永久、长期（11年至30年）和短期（10年）三种。划为长期保存的档案有重要的商标许可合同等三项；划为短期保存的档案有注销和撤销商标文件材料等八项；划为永久保存的有重要的商标注册申请文件材料等九项，详细情况见表二。

另一方面是对没有保存价值或失去保存价值的档案材料予以剔除。在档案的收集阶段，就会遇到一些没有保存价值的商标文件材料，对这些文件材料应当予以淘汰，交还给原持有单位，由其保存或销毁。对于立卷成册，予以保存的商标文件材料也要定期鉴定，对于那些因时间的推移原来有保存和利用价值，而现在没有保存和利用价值，比如，保护期限届满的商标档案，予以剔除，否则，只会增加人力、物力和财力的浪费，不利于商标档案的保护和利用。

（四）商标档案的保管

商标档案的保管是指根据商标档案材料的自然属性，采用合理的、科学的保管条件.采取安全的保护措施，免遭自然和人为因素对档案的损毁，确保对商标档案的有效利用。

商标档案的载体会随着时间的推移而发生损害，这是由于保管条件的主客观原因所致。客观原因是指纸张等制成材料和字迹等对档案的影响以及温度、湿度、光线、有害气体、灰尘、水、火等因素对档案的影响。主观原因是指利用时由于使用不当对档案的影响。因此，加强档案的保管工作必须高度重视，通过积极、有效的工作，尽可能使档案减缓损坏过程，防止人为损害现象，延长档案利用寿命。具体工作有：

1.建立严格的商标档案保管和使用制度。商标档案保管工作应由专人负责，借阅时应履行必要的手续，确保档案不丢失、损毁，要禁止在室外阳光下阅读，禁止随意涂抹、勾画、折叠等。

2.档案制成材料要选择适当，纸质、墨水都要选择便于长时间保存的。比如纸张应是纸质优良的，字迹最好用墨汁、碳素或兰黑墨水书写，一般不得用圆珠笔书写，禁止用铅笔书写等。

3.配置保存档案的专门室、架、柜和其它必要的设备，并创造、保持适宜的库房保管条件。为了延长商标档案的寿命，特别要防止有害气体、灰尘、水、火等对商标档案造成损害，建立防火、防水、防尘、防潮、防光、防湿、防虫、防污染的“八防”保护措施。比如，保管时库房湿度以14C—18c为宜，相对湿度最好在50%—60%之间，一昼夜温度变化范围在2c左右、湿度变化在3%左右，库房内禁止吸烟，并配备消防器材。

4.对已损坏的商标档案应及时复制与修复，使之恢复原貌，保持其利用价值。

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