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在基于远程的工作环境中保护知识产权

在COVID-19大流行期间，远程办公已成为促进安全和健康的工作场所的必要条件和优先选择。但是，基于远程的工作设置可能会对知识产权（IP）和其他专有信息或技术造成有意和无意的威胁。

例如，越来越多的工作是从家庭办公空间进行的，其中可以向不具有IP特权的人员（例如，家庭，居民，访客和其他紧邻的人）提供更容易访问IP的权限。虚拟会议还可能会增加不必要地暴露旨在保密的数据，想法，创作，报告等的可能性。保密是知识产权各种类型和方面的核心原则或要求之一。此外，与知识产权有关的某些政策，紧急事项或公司例行程序可能会更宽松。因此，建议采取以下措施以最大程度地减少因远程工作量增加而导致的专有信息盗窃和其他与IP相关的问题。

确定您的宝贵IP

盘点和评估IP不仅要确定其货币价值，而且还要确定保护什么，如何保护它以及从谁那里保护它，这一点很重要。通过分析（例如风险成本收益分析）确定IP的优先级，有助于确定IP要求的保护级别。IP的四种主要类型如下：

专利是新颖的，非显而易见的，有用的发明，例如机器，工艺，消费品，装饰性设计或物质组成。

例如：灯泡，车辆组装过程，手表的装饰设计。

商标是品牌和徽标（即文字或设计），颜色和声音，以标识特定来源的商品和服务。符号“ TM”和“?”通常与商标相关联。

例如：^Apple?用于智能设备，麦当劳快餐店的“金色拱门”，UPS送货服务的棕色。

版权是有形形式的创造性表达。

示例：软件和代码，网页或应用程序，文学，视频，雕塑，绘画，图片，音乐作品。

商业秘密是任何秘密提供给您的竞争优势的宝贵信息。

示例：公式，配方，流程，客户列表，搜索引擎算法，财务数据，营销计划，研发材料。

认识到威胁

在大流行突然发作的远程工作环境中，员工可能会受到监督，工作优先级的紧迫性可能降低，信息的自由流通增加，并且雇主的政策和与知识产权有关的培训可能会被忽略或匆忙。以下是对知识产权的主要威胁列表：

网络钓鱼者和黑客利用在家中的COVID-19危机，特别是那些使用不安全的个人设备和/或网络连接的工人，盗用IP。
家庭，访客和整个公众以及视频会议和电话会议更容易无意间泄露秘密信息。例如，笔记本电脑可能无人看管，打印文档随意放置在开阔或丢失的地方，诸如亚马逊Echo设备，智能手机或家庭安全摄像机之类的智能扬声器可能会记录对话，访客或公众可能会听到员工在办公室中的对话。远程工作空间或员工正在开会的远程工作空间，并且IP（尤其是商业秘密）可能未正确指定，标记或以电子方式存储为机密/专有。
如果未明确定义员工在基于远程的工作环境中的职责，知识产权所有权的损失可能会增加。雇主通常拥有其雇员在其工作过程和范围内创造的知识产权。因此，如果对就业的过程和范围进行了模糊的界定，则员工可以获得独立的知识产权所有权。
远程工作导致资源，功能和通信有限，可能导致无法履行IP义务。例如，在以下情况下可能会出现困难：维护IP许可协议条款；未能正确执行IP侵权事宜；丧失提交和注册IP的能力以及在截止日期之前的能力；以及在不关注IP条款的情况下匆忙地进行IP R＆D以满足流行病的需求沟通和能力下降。
可能无法维持品牌的正面形象并确保持续正确使用商标。

防范威胁

以下主动措施可帮助减少基于远程设置的IP威胁：

教育远程工作在IP上的员工及其重要性。
实施或重新审视基于远程的工作策略/ IP指南，以确保在基于远程的工作环境中提供保护IP的规定。这些规定可能包括用于保护或访问商业机密信息，显示商标，使用受版权保护的内容，公开发明等的程序。
确保员工签署保密/保密协议。提醒员工禁止未经授权传输公司IP或专有信息，包括通过个人电子邮件或即时消息帐户，云帐户，文件共享，社交媒体帐户，在线视频会议等进行的传输。
培训和警告远程处理IT安全协议的员工。IT安全协议可以包括识别网络钓鱼方案，在何处以及如何访问和使用专有信息，可以访问和传达专有信息的人员，实施安全保护措施（例如密码保护或加密），使用安全网络以及监视或跟踪信息访问或跟踪。系统。
在合理可能的情况下，只有在使用由雇主控制的VPN时，才能在网络上维护专有信息，该信息只能通过远程访问。
培训并警告员工通过电话会议或视频会议讨论机密信息，以考虑在会议或工作时间关闭家用设备记录器和电子助手（例如，亚马逊的Alexa）。采取措施以确保其他人没有视觉或听觉上的会议权限。此外，指示参加会议的第三方对信息保密也可能会有所帮助。
对于在家中保存秘密信息的员工，应鼓励将其锁在家中或将工作减少到只有该员工可以访问的区域。如果不可能，请限制对机密信息的访问，以避免盗用并通过将信息隐藏或包含在安全或锁定的位置中来保护机密性（尤其是商业秘密）。如此标记机密和秘密信息。尽可能减少打印和纸质副本。安全处置机密信息。
指定负责回答基于远程工作设置中IP保护问题的人员。
如果可行，请为远程工作者发行公司拥有的笔记本电脑，电子设备，电话或其他电子设备。
确保明确定义每个员工在远程工作方面的“工作范围”，并扩展到个人电子产品和家用设备的使用。
通过定期举行的远程会议，电话或信件，保持在家工作的员工之间的沟通。例如，定期举行的会议确保达到IP申请截止日期，满足商标的连续和正确使用，正在审查IP协议，在没有保护的情况下不会发生发明公开，正在监视侵权问题，并创建IP优先级列表和尝试着。

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