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商标文件和电子申请

COVID-19大流行改变了商标专业人士管理日常任务的方式。尽管技术使我们许多人能够迅速过渡到在家工作，但现在获得必要的签名需要进行更进一步的计划。

尽管商标管理不需要大量的文书工作，但确实会出现要求客户执行文件的情况。例如，在完成第三方协议或授权本地律师代表他们行事时。如果签名人无法访问打印机，电子签名软件或见证人（需要时），则文档的远程执行可能会出现问题。幸运的是，可以解决大多数这些限制。

可以使用电子签名吗？

在欧盟的大多数情况下，电子签名可以替代手写签名。

欧盟所有成员国中有关电子签名的法规是关于内部市场中电子交易的电子标识和信任服务的欧盟法规910/2014，并废除了指令1999/93/ EC（eIDAS）。该协议于2016年7月1日生效，旨在建立统一的机制，以在整个欧盟范围内相互认可电子识别和信任服务。

英国于2016年7月22日颁布了《 2016年电子交易的电子识别和信任服务条例》（“英国条例”），以废除2002年的《电子签名条例》，并修订了《 2000年电子通信法》（ECA 2000）的相关条款。在以前的制度下具有电子签名。

英国法律委员会于2019年9月4日发布了关于电子执行文件的报告，该报告旨在增强人们对使用电子签名的信心。它确认，只要签名人打算对文件进行身份验证并且满足任何相关手续，例如见证人的签名，则电子签名在法律上有能力被用来执行文件（包括契约）。

什么形式的“电子签名”是可以接受的？

根据英格兰和威尔士的普通法，可以接受多种不同类型的签名，包括使用“ X”签名，仅以缩写，印刷名称或什至对签名者的描述，例如“您的慈爱的母亲”。

这些签名形式的电子等效形式可能会被视为合法有效。在某些情况下，法院接受了电子形式的签名，包括在电子邮件底部键入的名称以及在网站上使用“我接受”复选框。

以下是所有普遍接受的电子签名形式：

键入的名称；

签名的图像粘贴到文档的电子版本中；

电子签名平台（例如DocuSign）生成的签名；

使用电子笔或手指在平板电脑屏幕上签名。

如果需要更高的确定性或安全性，则应使用合格的电子签名，或者应提供支持电子邮件以确认签署者的意图。

当然，在某些情况下，电子签名是不合适的，并且在处理外国管辖权或位于世界各地的当事方的问题时，应寻求当地的建议。

在时间允许的情况下，建议将要由一方签署的文件的硬拷贝分发，然后在各方之间传递以进行反签名，生效日期为最后签名的日期。

管理证人

法律委员会在其2019年的报告中非常清楚地指出，不可能远程见证签名，例如通过视频会议，因为见证人需要亲身到场并能够观察签名。

幸运的是，我们的文件很少需要见证，在有要求的情况下（例如在执行外国文件时），我们发现此时具有灵活性。

随着英国封锁的持续，对文件见证的灵活性要求将越来越高，这可能会促使法律委员会推动其在这一领域的改革工作。

公证和合法化要求

只要遵守社会疏散规则，当前就有可能获得文件公证。应该留出足够的时间来完成此过程。

截至2020年3月23日，外交和联邦事务部暂时中止了其合法化服务。取而代之的是，它提供了一封标准信函，该信函可以与任何需要合法化的文件一起提交，为接收者提供有关如何验证相关签名的建议。

在实践中这一切意味着什么？

当前的情况使文件的执行更加困难，但是，通过正确的准备和周密的考虑，这并非没有可能。需要签署文件时，应考虑以下几点：

尽早准备执行文档，以商定一种各方都可以接受但仍具有法律约束力的签名方法。

准备签名和/或电子签名的图像，并安排扫描或打印文档，以便签名者可以轻松访问它们。

考虑安排双方之间张贴原始文件以进行物理签名。

请事先检查是否需要见证，如果需要，可以采用哪种形式的见证才能满足当地要求。

留出足够的时间对所有文件进行公证，并在需要合法化的地方，让第三方了解在英国提供的有限服务。

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