在世界各地，组织正在计划员工在家中工作数周或数月，并评估真正可能性。以前与客户或同事亲自进行的面对面会议现在必须在远程进行。
会议技术已经有了长足发展，有许多基本拨入的替代方法。但是，随着公司转向大规模远程工作，许多公司正在发现Web会议工具的缺点。我们已经确定了评估解决方案时要考虑的四个因素。
1、简单性
多年来，电话会议一直是日常生活的重要组成部分，但是一些员工将首次使用会议技术。他们必须能够安排和从家中的电话拨入，而不是依靠同事来建立联系。客户必须能够参加会议而不必下载软件，而软件通常会被安全设置阻隔。与Outlook和移动应用程序之类的日常工具集成可以提高可用性。对于国际使用，请选择具有多语言界面的解决方案。底线--为避免浪费时间尽快开始会议和处理干扰，必须简化和直观地实现用户体验。
2、可以提高生产率的功能
为了使电话会议能有效替代面对面的会议，它必须产生可比的结果。寻找可以改善远程会议的功能。屏幕共享使参与者可以一起查看内容，而不必通过电子邮件发送文档，而是希望每个人都在同一页面上。添加视频可以增加参与度，但这并不总是合适的。例如，在与许多来宾进行长时间通话时，视频可能会分散注意力，并妨碍多任务处理，例如检查电子邮件。选择一种远程会议解决方案，使主持人可以轻松地以纯音频方式发起呼叫并自行决定是否发起视频连接。
3、信息安全
远程会议可能是组织信息安全中被遗忘的漏洞。基本的电话会议容易导致意想不到的来宾接听--经常是无意间（例如，会议超支，来宾拨入下一个呼叫），但有时是出于恶意原因。网络和视频会议软件通过让主持人准确看到正在通话的人，从而暴露了意外的来宾，从而克服了这一问题。但是在最近的12个月中，一些最常用的Web和视频会议解决方案已发现安全漏洞。用户容易受到间谍，拒绝服务攻击和恶意软件的攻击。
4、绝对的音频可靠性
如果有一项不可讨价还价的功能，那就是音频可靠性。仅一位听不见的客人就足以将电话会议变成一场灾难。大多数网络会议平台都使用VoIP传输音频，并通过Internet发送数据包。数据包的任何丢失都将导致"抖动"--单词混乱或完全丢失。当用户使用公用宽带上的家庭宽带加入电话会议并在进入公司网络创建阻塞点时，这是一个特别的问题。相比之下，远程会议解决方案通过常规电话线路由所有呼叫，并且仅使用Internet进行屏幕共享和视频，始终可提供100％的音频可靠性。
把用户放在第一位
如果企业确实发现其会议平台不能有效地支持在家中进行大规模工作，那么过渡到新解决方案或部署备份为时不晚。软件即服务（SaaS）解决方案可以按使用量付费的方式在不到24小时的时间内在公司范围内推出，也可以由个人用户下载。
在这个充满挑战的时刻可以保持生产力，客户服务和成果将使企业处于优势地位。这将需要强有力的领导，纪律严明的运营和一支敬业的团队。但是拥有正确的工具进行有效的交流也将发挥至关重要的作用。
